煙草在線宜賓消息　　引：檔案具有現實利用價值和歷史傳承價值，有效的檔案收集管理工作具有重要的歷史與現實意義。本文以宜賓市煙草行業檔案管理工作開展情況為切入點，深入分析當前檔案管理工作現狀及存在問題，以增強人員綜合素質、提升檔案管理水平為出發點和根本目的，提出了相應的對策措施。

　　檔案是國家機構，社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。檔案工作是是企業基礎管理的重要組成部分，是衡量企業管理水平的重要標志，是企業管理中一項最基本的基礎性工作。做好檔案工作，要實現最基本的要求即齊全、準確和安全，達到“三性”的統一，即做到檔案的完整性、管理的規范性、利用的有效性，真正提升企業管理的內在質量，更好地為企業發展服務。近年來，宜賓煙草行業加強檔案管理工作取得了一些成績，但是依然存在一些制約檔案管理整體水平提升的問題，如何進行有效應對和解決，提升檔案管理水平，成為擺在我們面前的重要課題。

　　一、宜賓市煙草行業檔案管理現狀

　　2007年底，南溪縣煙草專賣局順利通過機關檔案規范化管理省一級標準評審驗收，至此，全市煙草行業11個單位全部達機關標準省一標，提前3年完成機關檔案規范化管理達省一級標準的“十一五”規劃。2011年11月宜賓市煙草專賣局（公司）下屬單位物流中心達企業標準二級，全市煙草行業檔案工作規范化管理邁上了新臺階。

　　（一）領導重視，體制健全。一是建立健全檔案工作責任制，從宜賓市局（公司）機關到各基層單位，均建立了“一把手”任組長、各科室負責人為成員的檔案管理工作領導小組及相關業務小組，明確檔案管理的主管領導、責任領導，確保檔案管理責任落實。二是建立檔案管理機構網絡，形成以市局（公司）辦公室為中心，機關各科室共同參與的管理網絡，確保檔案管理工作落實。三是建立健全市局（公司）統一領導，基層各單位分級建檔，逐級負責，統分結合的檔案管理體制，確保全市行業檔案管理全面推進。

　　（二）把握重點，嚴格管理。檔案管理中，市局（公司）把握文件材料歸檔及管理這個重點，嚴格把好四關：一是把好文件材料收集關，確保文件材料的齊全完整；二是把好文件材料整理關，確保文件材料歸檔規范；三是把好文件材料管理關，防止檔案的損毀和丟失，確保檔案的真實性和可靠性；四是把好文件保密關，保證涉密檔案的內容不泄密。　

　　（三）加大投入，完善設施。硬件方面，嚴格按照檔案規范管理的要求，購買多組密集架，配備充足的檔案柜，并保證防盜門窗、空調、滅火器、除濕機、溫濕度計、防蟲藥物等必要的安全設施。軟件方面，加強檔案信息化建設，立足現有信息化設備，對文件材料實行電子存檔，充分利用省煙草專賣局統一開發的數字化檔案管理軟件，使檔案管理更加統一化、規范化、科學化、簡便化，檔案利用更加高效化。同時投入經費將六樓會議室改建為檔案資料陳列室，陳列室用宜賓煙草歷年榮譽成就、珍貴照片、圖片資料、兩煙事業發展歷程等寶貴檔案資料各方面來展示宜賓煙草人的奮斗史、光榮史和發展史。

　　二、宜賓市煙草行業檔案管理存在問題

　　宜賓市煙草專賣局（公司）機關檔案管理工作在宜賓市名列前茅，但各基層單位的檔案管理水平還有待進一步加強。存在的問題主要有：

　　（一）人員配備不足。

　　根據檔案管理相關制度，每個單位應配備一名專兼職檔案管理員，但由于人員數量有限，行業內部由辦公室綜合管理員兼職檔案管理的情況比較普遍。辦公室綜合管理員本身事務繁多，無法分出更多的精力來搞好檔案管理工作，導致其檔案收集不齊全、歸檔不到位。而且部分兼職檔案人員對每年形成的歸檔材料不是親自參與整理，而是請外單位檔案人員集中整理，缺少對本單位檔案資料的直接了解和整體認知，這無疑給檔案的保密性和查找帶來麻煩，不利于檔案管理工作的持續發展。

　　（二）人員知識結構不合理。

　　各單位檔案管理員一般為半路出家，缺乏檔案管理專業知識，專業化程度不高。而現行檔案管理工作不僅要求管理員懂得一些現代的信息化知識和計算機應用技術，更要熟知檔案管理工作的專業知識。但就當前情況來看，全市各基層縣局檔案管理人員學歷專業不對口現象較為嚴重，導致檔案整理、管理工作水平較低，特別是對檔案保管期限劃分不夠準確，致使檔案整理不夠規范，不能很好地為單位日常管理服務。

　　（三）檔案服務意識不強。

　　一是收集的檔案形式較單一。各單位檔案室目前一般只注重文字檔案的收集，卻忽視電子、聲像、實物檔案資料的收集，影響了煙草檔案的系統性和完整性，也和現代化檔案管理理念不符。二是在煙草檔案的管理上，重保管輕利用。存在為了收集檔案收集的情況，忽視了檔案資料提高工作效率，降低工作成本的作用，沒有真正理解檔案管理工作的重要意義，不愿或不習慣通過檔案資料為日常工作提供服務，造成大量信息資源的閑置。

　　三、加強宜賓煙草檔案管理工作的措施和建議

　　（一）充實人員隊伍，提升專業素養。

　　檔案管理工作的關鍵和核心在于人。打造一支政治強、業務精、作風硬、紀律嚴的高素質檔案隊伍成為當期的迫切要求和必然選擇。一是調整充實檔案管理人員隊伍。通過積極尋求領導支持，選拔政治素質好、責任心強、熱愛檔案工作的人員到檔案工作崗位上來，同時，發展兼職檔案管理人員數量，保證兼職檔案管理人員的業務素質和工作時間，確保檔案工作的延續性、嚴肅性及權威性。通過采取多種措施，穩定行業各單位檔案管理人員隊伍，切實增強檔案工作的人員支撐。二是全面提高檔案管理人員的專業素養。由于檔案工作的特殊性，要求檔案管理人員必需具備過硬的思想政治素質，同時要著力提高檔案管理人員的業務素質。努力創造條件，有計劃、有步驟地開展檔案人員的繼續教育和在職培訓，因材施教、注重實效，積極運用“走出去、請進來”等培訓方式，不斷提升檔案管理人員的綜合素質。通過培訓，增強企業檔案管理人員的責任心，進一步提高企業檔案管理人員的服務意識、安全意識和創新意識，為規范企業檔案管理，提高檔案人員業務素質和能力打下堅實基礎。

　　（二）加強基礎工作，實現標準規范。

　　檔案管理作為一項服務性工作，其自身需要扎實的基礎工作來保障。一是做好文書處理工作，文書是檔案的重要來源，檔案是文書的歸宿。檔案人員要強化系統思維意識，正確處理文書處理檔案工作規范化、標準化的關系。在實際工作中，把住文書處理工作人口關，做好實現檔案工作規范化、標準化的基礎工作。二是要準確把握文件歸檔的時效性。完成現行文件階段任務的，才能予以歸檔，沒有完成的則不能歸檔，否則將會給檔案管理造成無序和混亂。三是明確歸檔的重點和分工。確立歸檔重點，在實際工作中要注意區分文件與資料，特別是要注意區分在內容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料的區別，以減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。四是要注意有效地維護檔案的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住檔案的入口關，使不該歸檔文件不致混入，同時又要注意防止應歸檔文件的散失。特別是在歸檔過程中，要把同類并具有內在聯系的文件材料按相關要求歸在一起，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，使歸檔后所形成的檔案既完整、又不龐雜。

　　（三）創新工作理念，提高信息化水平。

　　檔案工作要創新，就要努力使檔案部門從“伸手派”變成先行者、創造者，形成檔案工作由事后搜集材料變為事前介入、事中參與的新的檔案管理工作理念。一是增強現代化意識。檔案工作人員要樹立與當前社會發展、工作需要相適應的思想和觀念，借助計算機和省局（公司）開發的數字化檔案管理系統，對現有檔案實行整理、著錄、入庫工作，逐步實現檔案文件及目錄機檢，同時要積極推進那些內容重要、容易受損、利用頻率高和珍貴、重要檔案的數字化進程，把其轉化為電子文檔，并做好備份，實現永久保存，提高檔案利用率。二是加強電子文件歸檔與電子檔案管理。檔案管理不再局限于紙質文檔，電子文檔也應按索引存入計算機硬盤，并刻光盤備份，加快電子文檔管理，加強對電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等環節的監督指導，保證歸檔電子文件完整、有效、真實。從而實現檔案信息資源共享，充分挖掘和開發檔案服務功能，增強檔案利用率，提高檔案利用服務水平。　

　　（四）增強服務意識，發揮檔案效用。

　　檔案管理工作的立足點和出發點是服務，通過對檔案資料的收集、整理、利用來服務工作需要，最大限度發揮檔案效用。一是要了解需求主動服務。檔案管理人員要及時準確地掌握利用者的需求情況，由過去“坐等調卷”的被動服務轉變為主動服務，檔案工作人員要充分熟悉檔案室保存的檔案內容、數量以及庫房存放位置，熟悉每一種檔案的具體整理情況和有機聯系，熟悉