??資源管理是企業管理中?項重要的?作，?新員?招聘?是??資源管理的重點?作，涉及?部職?切身利益。因為招聘?職?續步驟繁雜，?且時效性要求很強，?旦?續耗時過長，?作很可能出現滯后等嚴重的失誤，造成不可 估量的影響。本課題?組通過分析研究辦理新員??職?續耗時情況，找出耗時過?相應的原因并制定對策，推進??資源管理標準化流程，做到業務從啟動到結束都有章可循， 既能保證業務的規范性，?能提??作效率，最?程度地做到規范、標準、?效、準確。

（活動計劃）

??資源?作涉及?部職?切身利益，準確性和時效性要求很?，?旦未按標準、按要求完成，將會導致嚴重的?作失誤，造成不可估量的影響。

著眼于新平縣局（分公司）??資源管理的重點?作——新員?招聘，對新員??職流程進?分析、總結和標準化處理，旨在縮短新員??職?續辦理的耗時，推進??資源管理標準化流程，做到業務從啟動到結束都有章可循，最?程度地做到規范、標準、?效、準確。因此，本QC活動?組將課題選定為“縮短新員??職?續辦理耗時”。

調查?：近年來新員??職數趨勢2017年?2021年新平縣局（分公司）新員??職數量情況為：2021年上半年?職X名，2021年下半年?職X名，2020年?職X名，2019年?職X名,2018年?職X名，2017年?職X名，共有XX名新員??職。根據需求預測，2022年還將有XX名新員??職。新員??職成為近年來新平縣分公司??資源管理中的?項常規重要?作。

（新?職員?數量）

調查?：近五年新員??職?續平均耗時為了保證數據的科學性、合理性，統計分析數據剔除了部分因偶然發?、不符常態的數據。對新平分公司近5年新員??職?續辦理耗時的調查統計得出，過去5年中新員?辦理?職?續平均耗時為23個?作?，其中勞動合同管理2?，檔案管理14?，?職談話1?，崗前培訓2?，辦理薪酬保險2?，??資源系統信息維護1?，其它1?，加上周末時間，耗時接近?個?。

近五年新員??職?續耗時表（單位：天）

調查三：各項?耗時分析根據近五年新員??職?續耗時表，制出新員??職?續耗時頻率表。

新員??職?續耗時頻率

根據統計表制出排列圖

由排列圖可以看出，檔案管理占新員??職?續總耗時5的 60.87%，是?職?續辦理耗時過?的主要原因。縮短?職?續辦理耗時的關鍵在于提?檔案管理的效率,減少檔案管 理耗時。

分析檔案管理?續各分項耗時情況 1.?組進?步對檔案管理?續各流程和其耗時進?調查分析，整理通知調檔、收?檔案、查補材料、審核匯編、檔案裝訂和歸檔六個流程的耗時數據，得出表 5：檔案管理? 續耗時頻率表。

檔案管理?續流程

檔案管理?續耗時頻率表

由于“收?檔案”耗時主要取決于新員?原檔案所在地（?校、?才市場）寄出時間以及快遞轉運時間，“查補材料”耗時主要取決于新員?將所缺材料補充回來的時間，耗時不受?組活動控制，因此將兩個項?耗時從《檔案管理耗 時頻率表》中刪除，得出表《檔案管理耗時頻率表》（調整）。

檔案管理?續耗時頻率表（調整）

根據統計表制出排列《檔案管理?續耗時頻率》。由排列可以看出，審核匯編占檔案管理?續總耗時的64.71%，是檔案管理?續耗時過?的癥結。縮短檔案管理?續耗時的關鍵在于提?審核匯編的?作效率。

綜上現狀調查分析所述，可得出：結論?：新員??職?續辦理是當前和今后?段時間內新平縣局（分公司）??資源管理的?項重要?作。

結論?：對近5年的?職?續耗時數據分析顯示，平均23個?作?的?職?續耗時過?，不利于進?步開展后續?作，難以保證招聘?作的效率和質量。

結論三：?前?職?續辦理耗時?的主要原因在于“檔案 管理”所需時間過?。進?步分析知審核匯編是問題的癥結所在。因此縮短新員??職?續辦理耗時是?個亟待解決的問題，解決此問題的關鍵在于提?審核匯編的?作效率。

設定?標 （?）根據現狀調查分析，當前耗時過?的癥結程度是60.87%×64.71%，預計通過?組活動可以解決癥結的85%左右。通過計算，預計?職?續耗時可以降低到15.天。

根據?作天數計算實際，結合實際情況的復雜性和多邊性，本次?組活動的?標設定為：辦理新員??職?續的平均耗時減少到16個?作?。

通過QC?組活動，針對性地提出解決措施，在2021年7?對當年新員??職?續辦理過程中加以運?，并在8?進?效果檢查。另外，本?組還將努?擬定?套符合新平分公司??資源管理業務實際，針對新員??職的業務?作標準化流程。

原因分析 ?組成員針對課題癥結，即審核匯編?續耗時較?，結合新平分公司現狀，采?頭腦?暴法，從“?機料法環”五個??進?分析，得出以下??個末級原因。其中?組活動不可控的因素五個：專業不對?、編制不夠、職?數量有限、檔案資料歷史遺留問題較多和?事勞資科辦公場所有限。因此可以得到六個末端因素。

1.?：??資源管理?員學習培訓不到位。

2.機：缺乏專?裝訂機。

原因分析圖

3.料：通知新員提交和補充歸檔材料不及時，與相關單位溝通配合不到位。

4.法：缺乏相關的標準化?作流程。

5.環：檔案審核專?辦公場所沒有設定。

確定主要原因 為確定要因，?組成員根據末端因素，制定要因確認計劃表，并根據計劃逐?驗證和確認。

要因確認計劃表

末端因素?：??資源管理?員學習培訓不到位

確認內容:近五年來??資源管理?員參加檔案管理培訓的次數和效果。

確認標準:1.?少應該有??參加過檔案管理專項培訓；

2.取得檔案管理培訓結業證書。

確認?法:歷史數據查詢。

確認過程:1.查詢煙草?絡學院職?教育培訓數據，以及?業外培訓數據，顯示2017年1??2020年12??檔案管理相關培訓記錄。

2.2021年2?市局組織開展?事檔案專項審核相關培訓，有兩名相關職?參與培訓但未取得結業證書，并且培訓后??作數據記錄，難以檢驗培訓效果。

3.三名??資源管理?員均?檔案管理相關學術背景，直接影響檔案審核匯編的?作耗時。綜上所述，?組將??資源管理?員學習培訓不到位確認為要因。

確認結果：要因

責任?：?某某

確認時間：2021年6月3日

末端因素?：缺乏專?裝訂機

確認內容 是否配備專?裝訂機。

確認標準 按照提升效率訴求，應配備專?裝訂機。

確認?法 現場查看，對?分析。

確認過程 1.經現場查看，?事勞資科辦公室未配備專?裝訂機。

2.新員??職時，?資主管部?需接收?校或?才市 場轉遞的個?檔案，并按照《云南省煙草專賣局關于印發?事檔案管理?作辦法的通知》（云煙專[2020]91號）,對職?畢業形成的畢業證學位證等散件材料進?裝訂歸檔。

3.現狀調查發現，“檔案裝訂”耗時占檔案管理?續總耗時的17.65%，是檔案管理?續耗時過?的次主要原因。

4.進?步對?分析“檔案裝訂”的?種?式。?組采?成員?案打分制，從便利性、安全性、效率性等維度 對檔案裝訂的三個?式打分，評價為“較好”得2分， 評價為“?般”得1分，評價為“較差”?不得分，評價為“不好”扣1分。將?組三位成員打分匯總，分別取 平均值后得出以下統計表：

從統計表看出??裝訂評分明顯?第三?裝訂?；??裝訂中，配備專?裝訂機評分與借?其他科室裝訂機評分基本持平。

5.驗證評分的客觀性和可靠程度。

?①檔案裝訂除了新員??職的??外，其他時間不常 發?，因此可將“便利性”這評價?維度合理忽略。

②?前可借?的專賣監督管室和財務管理室裝訂機型號相同，均是向物資采購中標單位采買所得，因此將裝訂機功效 視同?致。

③進?步驗證借?其他科室裝訂機的可實現性，?組成員于2021年5?10?、5?20?、5?31?；6?3?、6?17?；7?13?、7?22?分別到專賣監督管室和財務管理室觀察相關?員是否在使?裝動機，并問詢是否可以出借裝訂機。5?10?財務管理室使?裝訂機裝訂會計憑證，其余時間兩臺裝訂機處于空閑可借出狀態。專賣室裝訂卷宗材料具有不確定性，?財務室裝訂憑證?般為?初某?天，因此?組判斷?概率可以借到裝訂機。

綜上所述，專?裝訂機的配備不是必需的，因為有?乎等效的替代?案，缺乏專?裝訂機并不會明顯對檔案裝訂耗時造成不利影響。因此，?組將缺乏專?裝訂機卻認為?要因。

確認結果：?要因

責任?：?某某

確認時間：2021年6月21日

末端因素三：通知新員?提交和補充歸檔材料不及時

確認內容：近三年來新員??職時檔案資料收歸時?。

確認標準：檔案資料收歸時?是否符合《云南省煙草專賣局關于印發?事檔案管理?作辦法的通知》（云煙專[2020]91號）相關要求，是否及時。

確認?法 歷史數據查詢、現場調查。

確認過程 1.經查閱近五年來的歸檔信息登記表，判斷檔案資料從收取到歸檔所耗費的時間符合相關?件要求（不超過?個?）。

2.查詢2017年8?3?、2020年11?3?、2019年8?10?通知新員?調檔和補充材料的通知記錄顯示，2017年和2020年通知時間為新員?報道當?，2019年為報到前2天。

因此將檔案資料收歸不及時確認?要因。

確認結果：?要因

責任?：成某某

確認時間：2021年7月16日

末端因素四：與相關單位的溝通和配合不到位

確認內容：否及時與市局（公司）、?校、?才中?和社保局等相關單位對接，辦理新員??職?續。

確認標準：在與相關單位對接過程中有?超過正常時

間內的耗時。

確認?法：歷史數據查詢、現場調查。

確認過程：由于?業招聘流程和?校、?才中?對畢業?檔案管理?較規范，政務中?便?服務效能也能有效發揮，因此，?需進?步確認對癥結的影響程度，將與相關單位的溝通和配合不到位確認為?要因。

確認結果：非要因

責任?：張某某

確認時間：2021年8月9日

末端因素五：缺乏標準化?作流程

確認內容：是否制定新員??職?作標準化流程。

確認標準：按照提升效率訴求，應制定新員??職?作標準化流程。

確認?法：查閱資料，現場調查，分析對?。

確認過程：1.查閱省市縣三級??資源管理的相關?件資料，沒有針對新員?辦理?職?續的相關標準化?作流程。

2.在辦理新員??職?續時，往往?續繁多，容易缺漏。缺乏?套有章可循的?作流程，直接影響了?作效率，出現時效性和準確性不?的問題，直接造成辦理?續耗時過?的后果。

3.對?分析相關有標準化?作流程的業務耗 費時間以公積??上?廳單位業務操做為例，對?標準?作流程制定前后?作效率。2021年4?29?與5?20?新平縣住房公 積?中?在?作群上傳“操作?冊”和“單位 ?廳操作常問題。

取2020年12?與2021年6??廳?作數據（?作流程制定前后兩次基數調整），對?得到如下統計表：

由于?職?續流程化管理的特點與之類似，因此，可合理得出缺乏標準化?作流程會對?職?續耗時造成不利影響，?組將其確認為要因。

確認結果：要因

責任?：白某某

確認時間：2021年6月30日

末端因素六：檔案審核專?辦公場所沒有設定

確認內容：是否啟?檔案審核專?辦公場所。

確認標準：按照提升效率訴求，應啟??事檔案辦公場所。

確認?法：現場調查。

確認過程 1.2017年以來，沒有設定新員?檔案審核專?辦公場所；檔案審核匯編?作在?事勞資科辦公室開展。

2.由于?事勞資科辦公室?員進出頻繁，開展檔案審核匯編?作難免被打斷，影響?作效率。出于?事檔案資料的保密性和安全性考慮，需要將該項特殊?作與??資源管理?常?作分開，即需要設定?個單獨的空間進?檔案管理的相關?作。因此，將檔案審核專?辦公場所沒有設定確認為要因。

確認結果：要因

責任?：成某某

確認時間 2021年4月10日

制定對策

對策?：加強??資源管理?員的學習教育培訓

（?）運?“中國煙草?絡學院”平臺進?學習

1.主題：?部?事檔案“321”專項審核?作法

學時：0.9學時

時間：2021年5?6?

學習內容：圍繞?部?事檔案“三齡、兩歷、? 身份”，如何進?審核，審核中應注 意的問題及須掌握的相關政策?件，完善?部?事檔案，提升?事檔案管理質量。

完成情況：完成4?次，成某某、張某某、?某某、羅某某

效果評估：掌握了“三齡、兩歷、?身份”的審核管理?法。

2.主題：如何整理?部?事檔案

學時：0.4學時

時間：2021年5?14?

學習內容：講解?部?事檔案整理?作的六個步驟，即鑒別、分類、排序、編?、技術加?及裝訂，并對其中需要注意的知識點進?了說明。

完成情況：完成4?次，成某某、張某某、?某某、羅某某

效果評估：掌握了檔案資料的鑒別、分類、排序、編?、技術加?及裝訂。

（?）積極參與線下培訓進?學習

主題：?事業務知識培訓

時長：面授1.44天

時間：2021年3?11?-3?12?

學習內容：?部選拔任??作、薪酬管理、教育培訓、補充醫療保險、專業技能鑒定、?事檔案管理等政策解讀。

完成情況：完成4?次，施某某、成某某、張某某、羅某某

效果評估 掌握?事檔案管理?作要點，薪酬保險管理的辦理細節

（三）開展?組成員線下交流學習

1.主題：學習相關政策?件

學時：0.5學時

時間：2021年3?26?

學習內容：1.習?件《云南省煙草專賣局關于印發?事檔案管理?作辦法的通知》（云煙專[2020]91 號）；

2.進?步解讀省局（公司）?事檔案審核管理政策要點。

完成情況：完成3?次，成某某、?某某、?某某

效果評估：掌握?件《云南省煙草專賣局關于印發?事檔案管理?作辦法的通知》（云煙專[2020]91 號）

2.主題：交流檔案審核匯編?作

學時：0.5學時

時間：2021年4?2?

學習內容：確認“三齡、兩歷”的認定細節，討論檔案審核中應注意的問題，討論檔案資料的鑒別和分類。

完成情況：完成3?次，成某某、?某某、?某某

效果評估：確定“三齡、兩歷”的認定?法，以及檔案資料的鑒別和分類。

對策二：制定標準化?作流程

2021年7?23?，在QC?組組?、時任?事勞資科科?成宏良的帶領下，?組成員梳理了?份?作流程：新平縣分公司新員??職?作流程（試?）。待2021 年8?辦理當年新員??職時檢驗效果后再進?步完善，最終形成正式標準或?件來參考。

新員??職?作流程（試?）（略）

對策三：設定和啟?檔案審核專?辦公場所

2021年3?16?，經過?組組?向縣局（分公司）申請并獲得領導同意，將分公司機關辦公樓XXX辦公室設為檔案審核專?辦公場所。XXX辦公室設三個?作臺，兩臺筆記本電腦，四組檔案?件柜，?臺打孔機。管理??，施?互相監督制約的管理制度。XXX辦公室鑰匙由??保管，檔案柜鑰匙由另??保管，不得私?配置鑰匙，確保?事檔案只有在兩個?同時在場時才能打開。本?不得翻閱??的檔案。

（檔案柜）

（檔案柜鑰匙）

效果檢查 ?標達成情況。?組成員通過?系列的學習培訓，在檔案審核專?辦公室，按照新平縣分公司新員??職?作流程（試?），以202X年X?XX名新員??職?續辦理耗時做效果檢驗，得到以下數據：

2021年8?新員??職?續實際耗時表

檔案管理實際耗10個?作?，?活動前耗時少4個?作?， 勞動合同管理、崗前培訓、辦理薪酬保險實際耗時1個?作，?活動前耗時少1個?作?；?職談話、??資源系統信息維 護和其它?作實際耗時0.5個?作，?活動前耗時少0.5個?作?。合計實際耗時14.5個?作?，?于?標值16個?作?，?標達成。

效率分析 與活動前?職?續辦理耗時23個?作?相?，?組活動后實際耗時14.5?，減少8.5個?作?，?作效率提升了36.96%。

Δ=（活動前值-活動后值）/活動前值×100% =（23-14.5）/23×100%=36.96%

活動前后耗時表

其中，檔案管理?作耗時從14?減少到10?，降幅為 （14-10）/14×100%=28.57%，占總降幅47.06%，在所有流 程項?中降幅占?最?；勞動合同管理、崗前培訓、辦理薪酬保險?作耗時均從2?減少到1?，占總降幅11.76%；?職談話、??資源系統信息維護和其它?作均從1?減少到0.5?，占總降幅5.88%。

效果分析2021年8?新員??職?續實際總耗時為14.5個?作?， 其中檔案管理耗時10個?作?，各個流程項?耗時明細如表11所示。

活動后檔案管理項?耗時表

剔除?組活動不可控的檔案收寄、查補材料等因素后，得到統計表：

活動后檔案管理項?耗時表（調整）

根據統計表制出排列圖

根據活動后檔案管理項?排列圖，檔案管理項?28耗時中，審核匯編占?40%，檔案裝訂占?30%，歸檔占?10%，通知調檔占?10%。審核匯編已經不再是檔案管理?續耗時過?的癥結。因此，可以在?定程度上說明本次?組活動取得了實效。

鞏固措施 ?件鞏固：進?步完善“新平縣分公司新員??職?作流程（試?）”，新員??職?續標準化?作流程，進?步完善?事檔案專? 辦公場所管理制度，致?于將其制成分公司標準或?件，以便在今后的?作中持續參照執?。

?常?作鞏固：在??資源管理的?常?作中（如薪酬管理、社保?廳 操作等）積極運?標準化?作流程，形成流程?作習慣。

學習鞏固：保持持續學習的精神狀態，不斷更新??的知識體系，加強QC?具的運?，提?發現問題、分析問題和解決問題的能?。

總結及下?步打算：通過本次活動的開展，?組成員發揮了專業技能和優勢，充分溝通交流探討，順利完成了設定的?標，使?組成員的專業技術、管理?法和綜合素質有了很?的提升，同時積累了很好的經驗。

?組能?對?表

1.專業技術。在活動中，?組成員分析要因制定對策和實際測評，更加系統化、細致化，提升了?身的業務技能。

2.管理?法。?組嚴格按照QC活動的程序開展活動，學會了運?質 量管理的?法和?具解決?作中的存在問題，在實際運?中提升了?組成員使?QC?具的能?。并將新學到的技能運 ?到?作當中。

3.綜合素質。?組成員的QC知識、創新能?、分析解決問題的能?、團隊合作、協調與組織能?都得到了加強。具體對?評價詳?：

本次?組順利的完成了設定?標，在活動中也暴露出?些問題，如QC?具的運?存在局限性，創新思考能?上未充分拓展，有關QC的知識還有待加強提?。

在下?步?作中，將繼續以問題為導向鞏固對策后取得的良好效果，加強監督完善不?。爭取在2022年度新員??職?職?續辦理中繼續運?活動成果，不斷提??作效率。同時把本次活動成果好的經驗、好?法推?應?，從?產銷售等各部?找出制約提升?作?平的要因并制定合理對策，共同進步。