為貫徹落實(shí)全系統(tǒng)財(cái)務(wù)現(xiàn)代化建設(shè)要求，提升檔案管理智能化水平，山東泰安煙草持續(xù)推動(dòng)數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級(jí)，讓檔案在被查找過程中主動(dòng)答“到”，大大提高了工作效率。

在搭建智能查找平臺(tái)時(shí)，泰安煙草以需求為向?qū)?#xff0c;引入智能化檔案柜。因?yàn)闄n案在傳遞過程中存在雙方確認(rèn)偏差問題，而采用可設(shè)置密碼的檔案柜，存放人員在存放檔案時(shí)只需設(shè)置密碼，取件人員輸入存放人員設(shè)置的密碼即可打開檔案柜，加強(qiáng)了檔案傳遞人員之間的信息互通，確保了傳遞過程的連貫性以及檔案保管的安全性。

圖為新升級(jí)的智能會(huì)計(jì)檔案柜

在解決了智能檔案庫之后，他們在檔案系統(tǒng)中對檔案室進(jìn)行三維立體化管理，引入RFID無線射頻技術(shù)，采用帶芯片的可存儲(chǔ)數(shù)據(jù)新型電子標(biāo)簽，賦予每本憑證唯一“身份證”，進(jìn)而精準(zhǔn)定位每本會(huì)計(jì)檔案的位置。每次在浩如煙海的憑證中查詢某本憑證時(shí)，一掃碼憑證就會(huì)主動(dòng)答“到”，通過閃燈引導(dǎo)檔案使用人員迅速查閱會(huì)計(jì)檔案。同時(shí)通過手持無線射頻設(shè)備進(jìn)行數(shù)據(jù)采集，實(shí)現(xiàn)了憑證盤點(diǎn)查找自動(dòng)化和動(dòng)態(tài)化，會(huì)計(jì)檔案盤點(diǎn)效率提升77.21%，同時(shí)進(jìn)一步降低人工成本，提升檔案精益管理水平。

在提升查閱效率基礎(chǔ)上，通過錄入檔案系統(tǒng)管理員的人臉信息，進(jìn)行人臉識(shí)別，還能有效防止非檔案管理人員隨意進(jìn)出檔案室，保證了檔案存放的安全性。同時(shí)依托檔案信息系統(tǒng)運(yùn)用信息化手段進(jìn)行盤點(diǎn)登記，自動(dòng)記錄檔案盤點(diǎn)和查閱信息，大大縮短了盤點(diǎn)過程中的登記時(shí)間，為每月盤點(diǎn)會(huì)計(jì)檔案節(jié)約用時(shí)20余分鐘。

目前，運(yùn)用該管理模式撰寫的QC課題在泰安市質(zhì)協(xié)評(píng)選中獲得一獲獎(jiǎng)，有效推動(dòng)了會(huì)計(jì)檔案管理工作的高效化、數(shù)字化、智能化。