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近日,一條喜訊傳到云南中煙工業(yè)有限責(zé)任公司培訓(xùn)中心,該中心被云南省檔案局認(rèn)定為“云南省企業(yè)事業(yè)單位檔案工作規(guī)范化管理示范單位”,成為了云南中煙系統(tǒng)第一家通過認(rèn)定的檔案管理規(guī)范化省級(jí)示范單位。
據(jù)悉,云南中煙工業(yè)有限責(zé)任公司培訓(xùn)中心共存儲(chǔ)六大門類檔案,其中:文書檔案218卷,科技檔案213盒,會(huì)計(jì)檔案151盒,電子檔案296件;實(shí)物檔案55件,照片檔案99件。全部檔案已建立文件級(jí)電子目錄數(shù)據(jù)庫,并刻錄了相關(guān)電子檔案。該中心通過多次對(duì)檔案管理工作認(rèn)真的自查、整改,使檔案管理工作向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化目標(biāo)邁進(jìn)……
“針對(duì)以往僅辦公室‘單兵作戰(zhàn)’其他部門‘壁上旁觀’,導(dǎo)致檔案資料收集不及時(shí)、整理不齊全的狀況,我中心有效灌輸團(tuán)隊(duì)理念,建設(shè)檔案管理團(tuán)隊(duì),培育團(tuán)隊(duì)精神。”中心負(fù)責(zé)人這樣介紹……
為此,該中心要求各類檔案由各部(室)兼職檔案員負(fù)責(zé)對(duì)口檔案整理,使檔案管理工作和部(室)目標(biāo)掛鉤,責(zé)任到人。在本年度結(jié)束后, 安排部(室)兼職檔案員清理并收集本年度的文件材料,制定檔案移交制度,使中心檔案工作做到制度上有規(guī)定,職責(zé)上有分工,管理上有考核。此舉提高了各類檔案的收集、整理、立卷的工作效率。
“規(guī)范運(yùn)作,精細(xì)管理。”檔案工作是一項(xiàng)程序繁瑣、內(nèi)容系統(tǒng)、操作嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?#xff0c; 因此,要著手力促進(jìn)檔案規(guī)范運(yùn)作、精細(xì)管理。中心領(lǐng)導(dǎo)始終這樣認(rèn)為……
值得一提的是,中心由于檔案室總面積28平方米條件下,為實(shí)現(xiàn)省級(jí)規(guī)范化認(rèn)定目標(biāo),中心領(lǐng)導(dǎo)果斷決定,對(duì)檔案室進(jìn)行設(shè)計(jì)指導(dǎo),將庫房和閱覽室在有限的條件下進(jìn)行分隔,成為規(guī)范認(rèn)定的綜合檔案室,并在閱覽室建立了實(shí)物檔案陳列區(qū)。
加大培訓(xùn),提升素質(zhì)。堅(jiān)持“請(qǐng)進(jìn)來,走出去”的方針,一方面專門聘請(qǐng)檔案專家為技術(shù)顧問,進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo),并組織參加相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn);另一方面組織有關(guān)人員赴檔案工作先進(jìn)單位參觀取經(jīng),開闊眼界,增長(zhǎng)見識(shí),提高了檔案管理員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。
“數(shù)字”引領(lǐng),“信息”驅(qū)動(dòng)。2019年,檔案室及時(shí)配置了符合檔案軟件要求的硬件設(shè)施,安裝了鴻鑫檔案管理系統(tǒng),對(duì)2019年以來的所有永久檔案和照片資料進(jìn)行掃描,錄入微機(jī)條目4012條,掃描2514幅條文,實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案同步應(yīng)用,逐步將檔案管理工作推向了“數(shù)字化”的快車道。
同時(shí),為了保管好、維護(hù)好檔案,除了采用設(shè)備進(jìn)行防盜、防火、防塵、防潮外,還做到了四勤:即勤察看、勤整理、勤回收、勤修補(bǔ),使檔案達(dá)到了不散、不亂、不丟、不壞,有力保證了檔案的完整和安全。
強(qiáng)化落實(shí),念好安全“緊箍咒”。檔案安全管理工作是檔案工作的重中之重,該中心成立了檔案管理災(zāi)害應(yīng)急處置工作領(lǐng)導(dǎo)小組,實(shí)行一把手負(fù)責(zé)制,制定了 《檔案管理災(zāi)害應(yīng)急處置工作應(yīng)急預(yù)案》,嚴(yán)格執(zhí)行檔案安全保管工作的各項(xiàng)規(guī)定,把安全工作重點(diǎn)從事后處理轉(zhuǎn)到事前防范上來。加強(qiáng)檔案庫房的安全管理,配備安全保管檔案所必需的安全設(shè)施,及時(shí)做好設(shè)備、設(shè)施的檢修、維護(hù)工作,并嚴(yán)格執(zhí)行庫房管理制度,確保檔案安全萬無一失。
“咬定青山不放松、長(zhǎng)風(fēng)破浪會(huì)有時(shí)。” 下一步,中心將以認(rèn)定為檔案管理規(guī)范化省級(jí)示范單位為契機(jī),進(jìn)一步完善、改進(jìn),不斷提高業(yè)務(wù)水平和管理水平,做好檔案管理的保管、保護(hù)和開發(fā)利用工作, 使檔案工作更好地為企業(yè)的改革、創(chuàng)新、發(fā)展服務(wù)。
篤行致遠(yuǎn) 2024中國(guó)煙草行業(yè)發(fā)展觀察