近日，一條喜訊傳到云南中煙工業(yè)有限責(zé)任公司培訓(xùn)中心，該中心被云南省檔案局認(rèn)定為“云南省企業(yè)事業(yè)單位檔案工作規(guī)范化管理示范單位”，成為了云南中煙系統(tǒng)第一家通過認(rèn)定的檔案管理規(guī)范化省級(jí)示范單位。

據(jù)悉，云南中煙工業(yè)有限責(zé)任公司培訓(xùn)中心共存儲(chǔ)六大門類檔案，其中：文書檔案218卷，科技檔案213盒，會(huì)計(jì)檔案151盒，電子檔案296件；實(shí)物檔案55件，照片檔案99件。全部檔案已建立文件級(jí)電子目錄數(shù)據(jù)庫，并刻錄了相關(guān)電子檔案。該中心通過多次對(duì)檔案管理工作認(rèn)真的自查、整改，使檔案管理工作向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化目標(biāo)邁進(jìn)……

“針對(duì)以往僅辦公室‘單兵作戰(zhàn)’其他部門‘壁上旁觀’，導(dǎo)致檔案資料收集不及時(shí)、整理不齊全的狀況，我中心有效灌輸團(tuán)隊(duì)理念，建設(shè)檔案管理團(tuán)隊(duì)，培育團(tuán)隊(duì)精神。”中心負(fù)責(zé)人這樣介紹……

為此，該中心要求各類檔案由各部(室)兼職檔案員負(fù)責(zé)對(duì)口檔案整理，使檔案管理工作和部（室）目標(biāo)掛鉤，責(zé)任到人。在本年度結(jié)束后， 安排部（室）兼職檔案員清理并收集本年度的文件材料，制定檔案移交制度，使中心檔案工作做到制度上有規(guī)定，職責(zé)上有分工，管理上有考核。此舉提高了各類檔案的收集、整理、立卷的工作效率。

“規(guī)范運(yùn)作，精細(xì)管理。”檔案工作是一項(xiàng)程序繁瑣、內(nèi)容系統(tǒng)、操作嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?#xff0c; 因此，要著手力促進(jìn)檔案規(guī)范運(yùn)作、精細(xì)管理。中心領(lǐng)導(dǎo)始終這樣認(rèn)為……

值得一提的是，中心由于檔案室總面積28平方米條件下，為實(shí)現(xiàn)省級(jí)規(guī)范化認(rèn)定目標(biāo)，中心領(lǐng)導(dǎo)果斷決定，對(duì)檔案室進(jìn)行設(shè)計(jì)指導(dǎo)，將庫房和閱覽室在有限的條件下進(jìn)行分隔，成為規(guī)范認(rèn)定的綜合檔案室，并在閱覽室建立了實(shí)物檔案陳列區(qū)。

加大培訓(xùn)，提升素質(zhì)。堅(jiān)持“請(qǐng)進(jìn)來，走出去”的方針，一方面專門聘請(qǐng)檔案專家為技術(shù)顧問，進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，并組織參加相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)；另一方面組織有關(guān)人員赴檔案工作先進(jìn)單位參觀取經(jīng)，開闊眼界，增長(zhǎng)見識(shí)，提高了檔案管理員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。

“數(shù)字”引領(lǐng)，“信息”驅(qū)動(dòng)。2019年，檔案室及時(shí)配置了符合檔案軟件要求的硬件設(shè)施，安裝了鴻鑫檔案管理系統(tǒng)，對(duì)2019年以來的所有永久檔案和照片資料進(jìn)行掃描，錄入微機(jī)條目4012條，掃描2514幅條文，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案同步應(yīng)用，逐步將檔案管理工作推向了“數(shù)字化”的快車道。

同時(shí)，為了保管好、維護(hù)好檔案，除了采用設(shè)備進(jìn)行防盜、防火、防塵、防潮外，還做到了四勤：即勤察看、勤整理、勤回收、勤修補(bǔ)，使檔案達(dá)到了不散、不亂、不丟、不壞，有力保證了檔案的完整和安全。

強(qiáng)化落實(shí)，念好安全“緊箍咒”。檔案安全管理工作是檔案工作的重中之重，該中心成立了檔案管理災(zāi)害應(yīng)急處置工作領(lǐng)導(dǎo)小組，實(shí)行一把手負(fù)責(zé)制，制定了 《檔案管理災(zāi)害應(yīng)急處置工作應(yīng)急預(yù)案》，嚴(yán)格執(zhí)行檔案安全保管工作的各項(xiàng)規(guī)定，把安全工作重點(diǎn)從事后處理轉(zhuǎn)到事前防范上來。加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，配備安全保管檔案所必需的安全設(shè)施，及時(shí)做好設(shè)備、設(shè)施的檢修、維護(hù)工作，并嚴(yán)格執(zhí)行庫房管理制度，確保檔案安全萬無一失。

“咬定青山不放松、長(zhǎng)風(fēng)破浪會(huì)有時(shí)。” 下一步，中心將以認(rèn)定為檔案管理規(guī)范化省級(jí)示范單位為契機(jī)，進(jìn)一步完善、改進(jìn)，不斷提高業(yè)務(wù)水平和管理水平，做好檔案管理的保管、保護(hù)和開發(fā)利用工作， 使檔案工作更好地為企業(yè)的改革、創(chuàng)新、發(fā)展服務(wù)。