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淺談如何推進(jìn)辦公室7S環(huán)境規(guī)范化

2014年06月30日 來源:煙草在線專稿 作者:張利
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  煙草在線專稿  良好的辦公環(huán)境是工作開展的基礎(chǔ),整潔、明亮、舒適的工作環(huán)境,可以使員工產(chǎn)生積極的情緒,工作充滿活力,從長(zhǎng)遠(yuǎn)來看,還可以提升辦公效率,實(shí)現(xiàn)工作又快又好發(fā)展。如何在現(xiàn)有的辦公條件下實(shí)現(xiàn)工作效率最大化并長(zhǎng)期保持下去,是我們需要研究探索的。

  辦公室的狀態(tài)可以反映員工的狀態(tài),物品擺放有條理的人,工作起來也肯定有條理。為什么同樣的兩名員工,做同樣的工作,工作效率卻是不同,工作效率高的,永遠(yuǎn)是頭腦清晰、物品擺放整齊的那名員工,什么物品放在左抽屜,什么物品放在右抽屜,什么文件在哪個(gè)檔案盒里一清二楚,永遠(yuǎn)不會(huì)出現(xiàn)為了找份文件,翻遍所有抽屜、檔案盒都沒找到的情形,這就是環(huán)境創(chuàng)造效率。

  現(xiàn)在很多企業(yè)都在推行5S、6S、7S現(xiàn)場(chǎng)管理,不失為一個(gè)很好的辦法,一般可以歸納為整理(Seiri)、整頓(Seiton)、清掃(Seiso)、清潔(Seiketsu)、素養(yǎng)(Shitsuke)、安全(safety)和節(jié)約(save)這7個(gè)詞,從而達(dá)到規(guī)范化管理,通過7S現(xiàn)場(chǎng)管理,物品擺放便于操作者操作,直到文化素養(yǎng)的提高,逐步形成人人關(guān)心環(huán)境、人人愛護(hù)環(huán)境的文化氛圍。在形成常態(tài)化的過程當(dāng)中,督查工作是手段,需要做到以下幾個(gè)方面:

  一是思想認(rèn)識(shí)要“廣”。“7S”現(xiàn)場(chǎng)管理工作的有效開展,需要全體員工的積極與廣泛參與。要從統(tǒng)一員工思想認(rèn)識(shí),轉(zhuǎn)變職工觀念入手,廣泛開展了“7S”學(xué)習(xí)、宣傳、教育活動(dòng),使全廠員工的思想觀念上要有對(duì)“7S”的認(rèn)識(shí),相互幫助,相互指導(dǎo),營(yíng)造全員參與的氛圍。

  二是督查結(jié)果要“曝”。成立7S督查小組,根據(jù)7S環(huán)境衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn),定期對(duì)各部門辦公區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生進(jìn)行全面檢查,發(fā)現(xiàn)所有衛(wèi)生死角、安全隱患以及不規(guī)范現(xiàn)象及時(shí)拍照記錄,并將督查結(jié)果形成通報(bào)在專欄公布曝光公示,將不規(guī)范現(xiàn)象擺在“聚光燈”下,及時(shí)對(duì)不規(guī)范問題下達(dá)整改通知書。。

  三是整改落實(shí)要“快”。各部門對(duì)通報(bào)問題積極行動(dòng),對(duì)照7S環(huán)境衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)迅速落實(shí),立即制定整改措施,舉一反三,自查自糾,積極整改存在的環(huán)境衛(wèi)生問題。

  四是跟蹤驗(yàn)證“嚴(yán)”。“嚴(yán)”字當(dāng)頭,通過滾動(dòng)檢查,針對(duì)通報(bào)問題整改情況及時(shí)跟蹤驗(yàn)證,做到“有對(duì)比”、“有結(jié)果”,不走過場(chǎng),在不斷發(fā)現(xiàn)問題、不斷解決問題中,逐步推進(jìn)7S活動(dòng)深入開展。

  五是規(guī)范管理“實(shí)”。規(guī)范是生命線,通過實(shí)實(shí)在在的規(guī)范要求、嚴(yán)格管理、檢查督導(dǎo)、務(wù)求實(shí)效,努力增強(qiáng)員工“節(jié)能、降耗、減污、增效”意識(shí),建立回頭看制度,把“7S”管理融入到日常的管理工作中,保障了各項(xiàng)工作的有序開展。 

  7S現(xiàn)場(chǎng)管理形成常態(tài)化,還需要從制度到督查,從督查到形成習(xí)慣,從習(xí)慣到文化的一個(gè)過程。強(qiáng)調(diào)細(xì)節(jié)管理,把簡(jiǎn)單的事情成千上萬次的做好,就是不簡(jiǎn)單,倡導(dǎo)所有員工從小事做起,養(yǎng)成 “人人規(guī)范、時(shí)時(shí)規(guī)范、事事規(guī)范”的習(xí)慣,從而達(dá)到提高整體工作質(zhì)量的目的。讓員工養(yǎng)成良好工作作風(fēng)和良好品質(zhì),使員工在每天8小時(shí)的工作中通過工作環(huán)境的規(guī)范化、合理化來提高工作效率。“積跬步致千里、積小流成江河”的精神,從小處著手,從細(xì)節(jié)抓起,努力打造一個(gè)整齊、清潔、方便、安全的工作環(huán)節(jié)。

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