煙草在線專稿　　煙草商業企業檔案是指企業在卷煙銷售、煙草專賣、煙葉流通、科技創新、安全生產、各項綜合管理工作及經營活動中直接形成的，具有保存價值的各種文字、圖表、聲像材料等不同形式的歷史記錄。筆者近年來專職從亊主纂煙草商業企業《煙草志》工作，接觸過一些單位檔案資料，比較了解各煙草商業企業檔案室情況，有的單位檔案室資料總體情況很不理想，缺失遺漏較多。比如煙草有個別單位連歷年（1991～2010年）來的最關鍵，也是最基本的卷煙銷售數量、卷煙銷售額、案件查處數、罰沒款、利稅等數據大部分都無法提供，尤其是2000年電腦未普及之前，數據不是沒有就是不準確更明顯。更別說歷年工作總結、大事記、圖照等等，　給修志工作帶來相當大的難度或缺陷，也使該單位某一時期內造成好似工作空白現象，丟失的無形資產無法補救。對此，一般人可能都不會相信，也很難讓人理解、原諒。現在，我結合從事的實際工作，淡一談如何做好煙草商業企業檔案管理工作，希望引起各級領導和部門及員工足夠的重視。

　　1983年9月23日，國務院以[國發（1983）151號]文件發布《煙草專賣條例》后，全國各地各級政府大都陸續組建了煙草專賣局（公司）。煙草商業企業檔案是指企業在卷煙銷售、煙草專賣、煙葉流通、科技創新、安全生產、各項綜合管理工作及經營活動中直接形成的，具有保存價值的各種文字、圖表、聲像材料等不同形式的歷史記錄。是企業銷售經營和管理的重要依據，是企業經營和發展過程中的寶貴財富。筆者近年來專職從亊主篆煙草商業企業《煙草志》工作，接觸過一些單位檔案資料，比較了解各商業企業檔案室情況，有的單位檔案室資料總體情況很不理想，缺失遺漏較多。現在，我結合從事的實際工作，談一談如何做好煙草商業企業檔案管理工作，希望引起各級領導和部門及員工足夠的重視.

　　一、煙草商業企業檔案概括起來講有四個作用：

　　1、煙草商業企業檔案可準確反映煙草企業的成長歷程：一個不想成長的企業是不需要檔案的，但一個企業要想不斷發展壯大是永遠都脫離不了“檔案”這兩個字。檔案記錄著煙草企業成長的點點滴滴，何時開業，何時盈利，何時擴張，戰略目標，重大會議，改革改制，干部任免，人員變動等方方面面都可以從煙草企業檔案中找到答案。煙草企業發展何時平穩、何時動蕩，原因何在，也可以從中找到規律和解答。

　　2、煙草商業企業檔案是企業宣傳的資料庫

　　檔案管理好的煙草企業需要進行宣傳時，只需在檔案室調取資料就行了，不需要臨時抱佛腳，打亂正常工作，也不需要像演員彩排似的，勞命傷財，準備道具、背景。檔案管理好的煙草企業，宣傳資料真實可信，對宣傳和擴大煙草企業影響力有百利而無一害。檔案管理實在是一舉多得的事情。

　　3、煙草商業企業檔案是單位決策制訂的參謀和幫手

　　煙草商業企業做決策、出方案，往往都要查找煙草歷史數據，進行同比分析或方案對比，沒有檔案就無法進行。檔案管理良好的煙草企業，死檔案強過活幫手。好記性不如爛筆頭。人腦記憶總有誤差的時候。煙草企業做決策離不開檔案資料。有了檔案資料就能較快地出臺決策，因此它是煙草企業決策制訂的參謀和幫手。

　　4、煙草商業企業檔案是員工成長的斷代史

　　很多煙草商業企業員工（短期合同工）進來時一張表，出去時還是一張表。更有甚者，這個員工一走，這一張表也不知什么時候就消失得無影無蹤了。這實在是大錯特錯的事。煙草人事部門對于已經離職的員工檔案應該定期移交單位檔案管理部門。離職員工不一定都是企業的敵人，說不定哪一天煙草企業的員工成了名人，他的檔案可就成了珍貴史料。這有點夸張，但并非沒有可能。煙草人事部門應該加強員工檔案管理，每年補充、更新員工檔案內容，準確及時記錄員工成長的腳步。煙草員工在企業多少年，檔案就應該記載多少年的主要成長歷程。煙草企業人事檔案應該成為員工成長的斷代史。

　　二、目前煙草商業企業檔案管理現狀及存在的五個主要問題

　　（一）總體現狀

　　1、單位對檔案資料的重要性意識逐年增強。煙草商業企業檔案室大多設置在20世紀90時代初中期。雖然成立早，但由于對檔案資料不太重視，認為可有可無，所以有的單位檔案資料空空如也。之后大部分煙草企業都成立并及時調整了檔案管理領導小組，領導干部和員工對檔案資料的重要性和必要性比以前普遍增強。煙草企業一般都配備兼職檔案人員一人以上，有時還組織、選送參加上級檔案學習培訓。

　　2、單位對檔案室加大了硬件投入。煙草商業企業大部分都有適宜保管檔案的專用庫房，備有溫度計、干粉滅火器、空調等，有的還配備質量較好的檔案專用柜架，檔案裝訂嚴格按照國家標準要求裝訂。

　　3、單位檔案資料比較豐富。煙草商業企業大部分都有文書檔案、會計檔案、聲像檔案、基建（災后重建、重點建設項目）檔案、實物檔案、電子檔案分門別類，整理歸檔，并且歸檔文件資料齊全，特別是2000年電腦開始普及后各煙草企業電子檔案大部分保存較好。

　　（二）存在的主要問題

　　1、煙草商業企業檔案管理人員普遍存在業務素質低、兼職煙草太多的現象。以某市煙草為例，全市13個單位的專兼職檔案人員具有檔案上崗證書的寥寥無幾，對于檔案工作所掌握的僅僅停留在保管上級文件和論文一些會議資料上，分門別類進行全面的收集整理根本無從談起。另外，煙草企業在運轉過程中，檔案人員存在變動頻繁、兼職多的雙重困難，嚴重影響了檔案工作的正常開展。

　　2、由于煙草商業企業檔案管理工作的有關制度不健全，致使檔案管理工作不規范。煙草企業檔案內容繁多，除一般企業所具有的文件、會議、人事勞資等材料外，還擁有大量的科技創新、經營管理等內容的檔案材料，以及新類別、新形式的檔案，如基層創優、企業開展主題年等檔案。而我們的煙草企業管理人員并不掌握相應完善的分類歸檔標準和管理制度，導致煙草兼職檔案管理人員面對紛繁復雜的檔案資料而無從下手。

　　3、隨著市場經濟的不斷發展和企業改革的不斷深入，煙草商業企業檔案舊的管理模式與企業的發展已不相適應。企業快速發展后，企業內存在著多種形式員工身份的關系等另類，煙草企業檔案工作迫切需要與之相適應的多元化管理模式的出現。

　　4、煙草商業企業檔案管理工作意識較差，有待于進一步提高。造成這種局面的原因主要有兩點，一是企業領導及職工不能正視檔案在企業發展中的作用；二是抓檔案工作先期要有必要的投資，而有時面對企業低迷的狀態，煙草企業怕增加經濟負擔，不敢也不愿抓檔案工作。

　　5、煙草商業企業檔案人員主動意識和服務意識較差，無法發揮檔案在企業發展中的作用。由于煙草企業檔案人員大都是兼職，所以造成企業部分檔案人員只停留在收集整理檔案上，在如何主動地為煙草企業發展提供必要的技術資料、市場信息、綜合管理上無動于衷，這也造成了很多人認為檔案無用的局面。