“1”個(gè)項(xiàng)目，“N”個(gè)文件。在行業(yè)各條線工作中，采購(gòu)管理因?yàn)樯婕碍h(huán)節(jié)眾多，歷來是煙草企業(yè)規(guī)范管理的重要領(lǐng)域。

　　從“N”個(gè)零散文件到“1”個(gè)完整卷宗，近年來浙江中煙工業(yè)有限責(zé)任公司嚴(yán)格按照國(guó)家煙草專賣局要求，穩(wěn)扎穩(wěn)打推進(jìn)“一項(xiàng)一卷”工作，蹚出了一條“先行先試”之路：觀念上“先行”，做好新舊理念轉(zhuǎn)換；行動(dòng)上“先試”，主動(dòng)進(jìn)行工作創(chuàng)新。

　　觀念到位　事半功倍

　　“采購(gòu)流程早就結(jié)束了，有必要從頭到尾把所有資料重新再整理一遍嗎？”

　　“有些內(nèi)容在招標(biāo)文件、采購(gòu)計(jì)劃里有，為什么還要增加工作量另附一份文件？”

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　　萬事開頭難。如同所有制度創(chuàng)新、機(jī)制創(chuàng)新一樣，“一項(xiàng)一卷”剛一提出便遇到了阻力。

　　觀念到位，事半功倍。面對(duì)部分員工的質(zhì)疑，浙江中煙沒有強(qiáng)制往下硬壓任務(wù)，而是在“一項(xiàng)一卷”觀念入腦入心上做起了文章。

　　采購(gòu)管理作為企業(yè)規(guī)范管理的重要環(huán)節(jié)，從最初制定采購(gòu)計(jì)劃、提報(bào)預(yù)算，到項(xiàng)目審批、采購(gòu)方式確認(rèn)，再到采購(gòu)過程實(shí)施以及合同簽訂、驗(yàn)收、付款等，無不需要規(guī)范管理人員的嚴(yán)格審核把關(guān)。

　　真正把好這一關(guān)，難題可不少，比如采購(gòu)發(fā)票在財(cái)務(wù)部門、采購(gòu)合同在需求部門、采購(gòu)計(jì)劃在采購(gòu)管理部門等情況，無不為規(guī)范管理人員的監(jiān)管工作增加了難度。

　　基于深入調(diào)查研究，浙江中煙規(guī)范管理人員逐條梳理“一項(xiàng)一卷”的優(yōu)勢(shì)——

　　“‘一項(xiàng)一卷’涵蓋了項(xiàng)目從始至終的所有資料，可以實(shí)現(xiàn)痕跡化管理，有利于企業(yè)對(duì)項(xiàng)目執(zhí)行情況進(jìn)行全過程把控。以單一來源采購(gòu)為例，現(xiàn)場(chǎng)洽談情況、談判人是誰(shuí)、談的價(jià)格是多少等全有記錄，為審核提供了便利。”

　　“有了項(xiàng)目的全套完整資料，無論是應(yīng)對(duì)企業(yè)內(nèi)部自檢還是國(guó)家局巡查，大家都不會(huì)再手忙腳亂了，只需拿出相應(yīng)的卷宗即可。”

　　“項(xiàng)目推進(jìn)過程中如果出現(xiàn)人員變更，相關(guān)人員也無需再把項(xiàng)目情況一一交接，新到員工只要翻開卷宗，項(xiàng)目基本信息、進(jìn)展程度、注意事項(xiàng)等一目了然。”

　　……

　　充分認(rèn)識(shí)“一項(xiàng)一卷”的必要性，是開展工作的重要“密鑰”，從意識(shí)層面下功夫，才能將新認(rèn)識(shí)、新觀念、新要求植入人心。而決策層、執(zhí)行層是否能深刻理解、高度重視，直接影響著下一步工作的開展。

　　基于此，浙江中煙黨組多次在會(huì)議上強(qiáng)調(diào)“一項(xiàng)一卷”的必要性，并有針對(duì)性地開展各層級(jí)的宣貫教育。通過一段時(shí)間深入宣貫，從公司領(lǐng)導(dǎo)到部門負(fù)責(zé)人對(duì)于“一項(xiàng)一卷”工作的重視程度均有了很大提升。

　　之后，浙江中煙選擇杭州卷煙廠、寧波卷煙廠以及物資供應(yīng)部、市場(chǎng)營(yíng)銷部等采購(gòu)項(xiàng)目較多的部門，召集所有采購(gòu)人員開展“一項(xiàng)一卷”培訓(xùn)，確保相關(guān)人員認(rèn)可規(guī)則、熟悉規(guī)則、遵守規(guī)則。

　　此外，浙江中煙還通過民主生活會(huì)意見征求、收集合理化建議等多樣形式，進(jìn)一步向全體員工推介“一項(xiàng)一卷”相關(guān)內(nèi)容，潛移默化引導(dǎo)員工認(rèn)知，一點(diǎn)一滴為“一項(xiàng)一卷”工作開展打下了堅(jiān)實(shí)的群眾基礎(chǔ)。

　　同時(shí)，考核作為“指揮棒”“風(fēng)向標(biāo)”，其設(shè)計(jì)和導(dǎo)向一定程度上決定了工作成效。浙江中煙將“一項(xiàng)一卷”落地執(zhí)行情況與績(jī)效考核緊密掛鉤，促進(jìn)了員工觀念上的認(rèn)同、行動(dòng)上的主動(dòng)，從而確保“一項(xiàng)一卷”入腦入心入行。

　　化零為整　因地制宜

　　有制度，管理才有章法。一套完善的管理制度，是保障采購(gòu)工作規(guī)范有序進(jìn)行的前提。

　　如何吃透國(guó)家局文件精神，聯(lián)系實(shí)際將規(guī)定深化細(xì)化具體化，是貫徹落實(shí)上級(jí)部署的重要環(huán)節(jié)，這既是對(duì)規(guī)范管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和創(chuàng)新工作能力的重要考驗(yàn)，也將直接影響最終執(zhí)行效果。

　　比如，按照規(guī)定，每個(gè)項(xiàng)目都需包括采購(gòu)計(jì)劃及預(yù)算、立項(xiàng)會(huì)議紀(jì)要，而浙江中煙的采購(gòu)計(jì)劃則由董事會(huì)每年兩次集中通過，項(xiàng)目數(shù)量較多、文件較厚。如果每個(gè)項(xiàng)目都需附采購(gòu)計(jì)劃，不僅會(huì)造成紙張浪費(fèi)，還會(huì)使卷宗“超重”。

　　對(duì)此，浙江中煙根據(jù)自身實(shí)際創(chuàng)新管理辦法，規(guī)定在卷宗里不再放此文件，只放文件封面及對(duì)應(yīng)項(xiàng)目計(jì)劃頁(yè)面的復(fù)印件，并在“采購(gòu)計(jì)劃及預(yù)算、立項(xiàng)會(huì)議紀(jì)要”欄目下標(biāo)明此項(xiàng)文件的詳細(xì)名稱及出處，這就相當(dāng)于添加了一個(gè)“索引”功能，可以鏈接到采購(gòu)計(jì)劃文件。

　　為了盡可能將制度完善、細(xì)化成具體可執(zhí)行的“清單樣本”，浙江中煙在宣傳培訓(xùn)的過程中加強(qiáng)雙向溝通，廣泛收集基層采購(gòu)人員的意見，結(jié)合自身實(shí)際制定最完善的“一項(xiàng)一卷”推進(jìn)方案。

　　“有些滾動(dòng)業(yè)務(wù)每月都有多次單付款，相應(yīng)的就會(huì)有多張發(fā)票，這些發(fā)票沒必要全放到里面吧？”針對(duì)采購(gòu)人員提出的這一問題，浙江中煙有關(guān)人員經(jīng)過討論，最終采取了“類似業(yè)務(wù)一張發(fā)票標(biāo)明抬頭、開票單位、財(cái)務(wù)公章等信息即可”的方案。

　　在“一項(xiàng)一卷”推進(jìn)過程中，諸如此類的創(chuàng)新舉措還有很多。

　　浙江中煙主動(dòng)加壓，將執(zhí)行單元從“一個(gè)項(xiàng)目”縮小為“一個(gè)合同”。經(jīng)過層層細(xì)化，浙江中煙將國(guó)家局“一項(xiàng)一卷”要求與自身采購(gòu)工作以列表形式一一對(duì)應(yīng)，并于2013年10月出臺(tái)了《采購(gòu)管理檔案“一項(xiàng)一卷”工作規(guī)定》。

　　本著精益求精的理念，2017年，浙江中煙再次對(duì)《采購(gòu)管理檔案“一項(xiàng)一卷”工作規(guī)定》進(jìn)行修訂，根據(jù)前幾年執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題作出適應(yīng)性調(diào)整，確保既符合規(guī)范要求，又滿足基層工作需求。

　　為了嚴(yán)格規(guī)范管理，浙江中煙還專門聘請(qǐng)法律顧問對(duì)合法合規(guī)工作進(jìn)行把關(guān)，并實(shí)行法律顧問坐班制考核。法律顧問每年要出具一份年度報(bào)告，總結(jié)合法合規(guī)工作的成效及不足，并提出相應(yīng)的改進(jìn)意見建議。

　　經(jīng)過不懈努力，截至2018年年底，浙江中煙“一項(xiàng)一卷”工作基本做到了一個(gè)項(xiàng)目一旦簽訂合同，之前相關(guān)的資料便啟動(dòng)“一項(xiàng)一卷”資料歸檔，隨著合同執(zhí)行，最終形成一套完整的“一項(xiàng)一卷”卷宗。

　　管理永無止境，提升沒有休止符。隨著信息化時(shí)代到來，“一項(xiàng)一卷”電子化歸檔成為一項(xiàng)新要求。

　　其實(shí)早在2012年，浙江中煙采購(gòu)管理信息系統(tǒng)功能已日趨完善，許多工作流程都在網(wǎng)上完成。2015年，更是有員工明確提出建議：“互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，‘一項(xiàng)一卷’能否電子化，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公？”

　　由紙質(zhì)轉(zhuǎn)電子是大勢(shì)所趨，“一項(xiàng)一卷”迎來新挑戰(zhàn)。基于“一項(xiàng)一卷”工作打下的扎實(shí)基礎(chǔ)，采購(gòu)檔案電子化歸檔工作迅速開展起來。

　　浙江中煙規(guī)范管理人員全面梳理立項(xiàng)審批、合同簽訂、資金支付、監(jiān)督檢查等各環(huán)節(jié)要求，借助2018年9月上線的采購(gòu)管理信息升級(jí)系統(tǒng)，于今年1月實(shí)現(xiàn)了“一項(xiàng)一卷”電子歸檔正式“上線”。

　　“一項(xiàng)一卷”實(shí)現(xiàn)電子化歸檔后，項(xiàng)目文件一旦上傳便可自動(dòng)分享，文件更加齊全的同時(shí)也避免了多部門重復(fù)勞動(dòng)，而且自動(dòng)狀態(tài)判斷功能還有提示作用，實(shí)時(shí)顯示“缺失”“完整”等文件狀態(tài)以及“未執(zhí)行”“未發(fā)生”等流程信息，大幅提升了檔案管理工作效率，確保了環(huán)環(huán)有把關(guān)、節(jié)節(jié)有監(jiān)管，得到采購(gòu)人員一致好評(píng)。

　　點(diǎn)擊一個(gè)卷宗，項(xiàng)目一覽無余。從“N”向“1”跨越，考驗(yàn)的是持之以恒的決心，更是水滴石穿的毅力。浙江中煙敢啃硬骨頭、敢當(dāng)“排頭兵”，近年來一如既往、知行合一的探索，最終讓采購(gòu)檔案管理“一項(xiàng)一卷”工作落地生根，讓不斷提升的規(guī)范管理水平持續(xù)為企業(yè)更高水平、更高質(zhì)量發(fā)展保駕護(hù)航。