摘要：互聯網時代來臨后，信息化應用越發普及，人們已經習慣于使用電腦、手機等電子設備進行工作和學習，系統化平臺的使用逐漸成為一種趨勢，各項流程的開展不再手寫和紙質化，而是直接通過電子設備進行系統操作和后臺運轉，快速提升了工作效率。此文旨在研究江西宜春市煙草專賣局（公司）宣傳促銷管理系統的開發和運行，分析開發宣傳促銷管理系統的意義和重要性，并對系統所取得的實際效果進行總結。

關鍵詞：宣傳促銷 系統應用 規范管理 物料監管

現如今，隨著各種法律法規和相關政策的出臺，煙草行業的宣傳促銷活動備受限制、舉步維艱，但開展宣傳促銷活動是拉近零售戶和消費者距離的最佳辦法之一。2019年9月，江西省煙草專賣局（公司）下發《江西省煙草系統卷煙宣傳促銷活動管理辦法（試行）》贛煙銷〔2019〕46號，其中提到“切實加強宣傳促銷物料的管理，盡量通過網上平臺發放宣傳促銷活動的物料，做到在系統中有據可查、可追溯。”宜春市局（公司）積極宣貫文件要求，采取措施，與浪潮公司合作開發宣傳促銷管理系統，將促銷活動從線下轉為線上。規范宣傳促銷活動，對宣傳促銷活動的流程以及物料的發放進行系統化監管勢在必行，開發和運行宣傳促銷管理系統有助于幫助我們更好地按流程開展活動，利用系統真實、準確、詳細地記錄活動流程，收集相關活動信息和消費信息，提升活動的有效性和真實性。

一、開發宣傳促銷管理系統的意義

此前，宣傳促銷活動并未形成統一的監管模式，流程不規范、資料不標準，縣局（公司）偶爾會與工業企業直接商談活動內容和物料情況，在未經市局（公司）同意的情況下擅自開展宣傳促銷活動，自行接收、分配、發放宣傳促銷物料，導致市局（公司）難以統一管理、難以追蹤活動進展情況、難以監測物料實發情況，甚至在檢查過程中發生臺賬對不上、物料堆積倉庫過期作廢、活動真實性難以核實等現象。同時，之前所有的活動痕跡化資料都是以紙質材料的形式作為憑證保存，造成紙張浪費，所需的表格都需要縣局（公司）、客服部、客戶經理、零售戶甚至消費者等相關人員層層簽收，涉及范圍廣、填寫人員多、表格數量雜，一不小心就出錯或出現缺行少列的現象，還需要人工制作和核實表格，需要花費時間檢查表格是否填寫完整、是否填寫有誤、是否簽收到位，增加了營銷人員的溝通成本和審核時間。而且往往僅僅依據有限的人力無法一一核實其真實性，在一定程度上影響了宣傳促銷活動開展的可信度。

二、開發宣傳促銷管理系統的重要性

開發宣傳促銷管理系統，實現宣傳促銷全流程化管理，活動制定、參與申請、訂單發送、審核訂單、物料選擇、發放物料、簽收物料、評價活動，整個流程形成完整的閉環，所有流程均在宣傳促銷管理系統實施，系統自動形成痕跡化資料，隨時、隨地、隨處實時監督、查看、跟蹤宣傳促銷活動的進展，改變人工制作和填寫表格的繁復程序，減少活動組織者、活動監督者、活動實施者、活動參與者各層級、各人員之間的溝通時間，解決縣局（公司）擅自開展宣傳促銷活動，市局（公司）無法核實和監管活動進展的問題，物料實時領取實時發放避免因長期積壓在庫導致過期作廢的現象發生，做到跨區域操作、閉環監管、無紙化辦公、消費者簽收、信息采集等多項功能同時實現。

三、宣傳促銷管理系統的開發和運行情況

宣傳促銷管理系統從開發研究到初步成型，經過試運行的不斷檢查和逐步完善階段，最后形成完整的可行性操作性系統，耗費了2年時間。這期間市局（公司）營銷中心主要負責人與浪潮軟件公司工程師以及各縣局（公司）實操人員幾乎每日、實時保持密切溝通和隨時對接，對系統及時跟蹤，對流程及時梳理，對錯誤及時反饋，時刻查漏補缺，采用PDCA循環工作法實現對系統的技術提升和操作可行。第一步，計劃構思。營銷中心根據實際需求，形成系統流程圖，分步驟、分模塊、分層級提出系統操作構想，與浪潮軟件公司進行細節溝通和可行性分析，設置每一個流程開發的時間節點，確保每一流程相互關聯、順暢進行。第二步，流程執行。將系統流程圖做成操作手冊，組織所有主要操作和執行人員開展針對性培訓，通過圖片展示、視頻指導以及現場實操等方法讓系統相關使用人員盡快熟悉和掌握系統運用，并提前提出在系統運行中可能存在的問題，一一制定擬解決對策之后開始試運行。第三步，檢查問題。專人負責宣傳促銷管理系統在試運行過程中的監管和答疑工作，二十四小時保持線上在線，隨時為各縣營銷人員、零售戶、消費者解決疑難困惑，按時數據錄入和數據導出，并及時收集和記錄由于系統漏洞、流程延遲及其他原因導致的問題，反復檢查系統運行是否順暢，核實系統是否取得預期成效。第四步，處理解決。對總結檢查的結果進行第一時間處理，與工程師協商每一步流程的運行情況，對成功的經驗繼續運行，予以標準化；對失敗的教訓共同商討，及時總結；對沒有解決的問題，重新思考，另辟蹊徑，直到想出可行的辦法去解決。根據每項步驟、每項流程及時制定計劃，系統優化改善后繼續活動操作，檢查流程進展，根據實際效果和存在不足再次作出修改計劃，以此往復，不斷更新、修補、完善、優化系統，為幾個系統搭接數據對接橋梁，形成數據共享、信息共享、流程順暢。

宣傳促銷管理系統是集宣傳促銷活動的開展、物料的分發、信息的采集、消費的評價為一體的監管系統，實現了宣傳促銷活動的“四統一”：統一運行、統一發放、統一監管、統一評價。整個宣傳促銷系統由“四個子系統”構成：省級卷煙營銷V6系統、云POS終端系統、宜春微語（零售戶）公眾號、明月微語（消費者）公眾號。整個操作步驟分為“五個子流程”：開設活動、零售戶（消費者）參與、訂單審核、分發物料、收貨評價。所有流程涉及“六個操作層級”：市（局）公司營銷中心、縣（局）分公司、市場經理、客戶經理、零售戶、消費者。通過“四個子系統”、“五個子流程”、“六個操作層級”各司其職、分工協作，跨區域、跨時間、逐層級進行活動的流程運轉、操作、監督，以消費者在明月微語（消費者）公眾號進行物料簽收和活動評價為終點，實現對宣傳促銷活動的全過程、閉環式監管。

四、宣傳促銷管理系統的應用成效

宣傳促銷管理系統自2020年8月正式運行，所有流程、所有步驟、所有環節正式上線，整個流程從活動設定開始，活動參與、接單確認、物料錄入、物料兌換、物料發放、簽收確認到最后的活動評價，實現全流程監管、可視化操作、數據化存儲，大大提升了宣傳促銷活動的監管水平和物料發放的實際效果，達到了管理規范、賬物相符、資料完整、真實可信、操作智能、無紙簽收的效果。

（一）實現了突破性監管。宣傳促銷管理系統將所有不同級別的系統操作人聯系在一起，突破時間、突破區域、突破場合，做到任何時候、任何地點、任何場合都能進行活動流程操作，隨時監督、查看、跟蹤活動動態和實時進展，促使活動更有效、更高質、更真實地開展，確保物料準確、實時發放到位，從源頭上杜絕了弄虛作假、用途異化。

（二）實現了流程化記錄。宣傳促銷管理系統是一個完整的閉環流程管理系統，包括宣傳活動開展、促銷物料發放、消費數據收集等嚴格按照活動要求和規則層層、逐步進行，從活動申請開始，每一步流程、每一次操作、每一筆錄入、每一個數據都被系統全方位記錄下來，并詳細保留操作人和操作時間的痕跡，完全做到隨時可查、有跡可查，實現全流程化記錄。

（三）實現了無紙化辦公。宣傳促銷管理系統改變了紙質化流程填寫和保存的繁瑣和浪費，全部實現綠色化、無紙化、系統化記錄、留痕，減去了各層級系統操作人員填寫和上交紙質簽收表的時間，通過系統記錄，直接查詢、導出活動痕跡化明細和資料，做到線上記錄、線上簽收、線上評價。

（四）實現了消費者簽收。宣傳促銷管理系統解決了較難核實物料是否落到實處的問題，活動流程的最后一個環節設置在消費者簽收并評價活動效果，此環節只有消費者通過手機號碼登錄消費者公眾號才可操作，確保了促銷物料發放的真實性和準確性，杜絕了物料在發放過程中出現違規發放、用途異化、謀私謀利等違規現象。

（五）實現了系統化采集。所有的宣傳促銷活動流程均在宣傳促銷管理系統完成，因此消費者在申請活動、訂單填寫、物料兌換、活動簽收等模塊填寫的信息均被系統完整、準確記錄和保存下來，這為今后開展消費者針對性、個性化活動積累了寶貴信息。

參考文獻：

《營銷管理信息系統的應用與研究》譚廣成? 商場現代化 2014年31期