隨著信息化技術(shù)的高速發(fā)展，無紙化辦公的推進(jìn)，紙質(zhì)文書呈減少的趨勢，但紙質(zhì)檔案當(dāng)前仍然是煙草行業(yè)最重要的文件保存形式，不僅包括重要的文件材料，還有需要永久保存的執(zhí)法案卷文書，其重要性和珍貴性都是不言而喻的。紙質(zhì)檔案具有真實(shí)性、可靠性、不易被篡改的特點(diǎn)，是煙草行業(yè)工作中重要的證明材料和參考決策依據(jù)，紙質(zhì)檔案在歸檔保存前，因工作原因，通常有過多次傳遞、翻閱，可能已造成一定的磨損，而且，紙質(zhì)文書從產(chǎn)生時(shí)起，已開始了老化的過程，在外觀、結(jié)構(gòu)等方面逐漸發(fā)生不可逆的變化。因此，筆者對紙質(zhì)檔案保存的耐久性進(jìn)行了探討。

一、行業(yè)內(nèi)紙質(zhì)檔案當(dāng)前管理的現(xiàn)狀

（一）行業(yè)內(nèi)部分單位對檔案管理工作重視力度不夠。部分單位因硬件投入不足，缺乏必要的硬件設(shè)施而導(dǎo)致檔案管理工作停滯不前，檔案管理制度有待于改善，沒有健全的檔案管理制度，查找文件和資料將變得費(fèi)時(shí)費(fèi)力，導(dǎo)致工作效率低下，一些單位存在檔案分類模糊、保存混亂等問題，無序的翻閱也容易造成磨損，未及時(shí)設(shè)定和存放檔案的分類、歸檔、保密等級，涉及的敏感信息也未能妥善管理，存在外泄可能，引發(fā)安全問題。

（二）部分檔案管理人員的紙質(zhì)檔案管理水平不高。檔案管理人員或使用者的粗心大意會導(dǎo)致檔案受損，有時(shí)會沾上各種斑點(diǎn)污跡；部分檔案管理人員在檔案管理工作的缺少創(chuàng)新，不會采用現(xiàn)代化的管理工具和技術(shù)，檔案管理的效率不佳。

（三）環(huán)境因素對紙質(zhì)檔案存在較大的影響。因?yàn)楦邷亍⒏邼瘛⒒覊m、有害氣體等發(fā)生損耗的情況時(shí)有發(fā)生。一些由環(huán)境因素引起的問題，如霉變、蟲蛀等未能及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理，在多種因素影響下，紙質(zhì)檔案的字跡將會出現(xiàn)褪色或擴(kuò)散，被掩蓋為污點(diǎn)的現(xiàn)象，從而影響檔案的利用。

二、原因分析

（一）部分領(lǐng)導(dǎo)和員工對紙質(zhì)檔案管理的重要性認(rèn)識不足

在日常工作中，部分領(lǐng)導(dǎo)可能更加關(guān)注專賣、營銷和安保等方面，而忽視了檔案管理的價(jià)值，在硬件投入上不足，一些單位沒有獨(dú)立的檔案室，紙質(zhì)檔案資料存放不當(dāng)，保管條件不佳，相關(guān)設(shè)備設(shè)施配備不齊全。認(rèn)識不足也導(dǎo)致相關(guān)檔案管理人員缺乏積極性和責(zé)任感，認(rèn)為檔案管理工作并不重要，只要材料沒丟失就可以了，在工作上呈現(xiàn)一種“重形式輕內(nèi)容”的工作態(tài)度。

（二）檔案基礎(chǔ)工作不夠扎實(shí)

檔案管理人員缺乏專業(yè)知識和技能是導(dǎo)致紙質(zhì)檔案保存不佳的一個(gè)重要原因，如果管理人員不了解如何正確處理和維護(hù)檔案，會導(dǎo)致檔案的不當(dāng)存儲和處理。不同的紙質(zhì)檔案需要采取不同的保存方法，對于特殊的或易損的檔案材料，需要采取額外的保護(hù)措施，例如酸性比較強(qiáng)的紙張應(yīng)該密封保管，較大的圖紙或字畫應(yīng)該折疊保管或攤開平放，如果沒有根據(jù)檔案的特性選擇合適的保存方法，會影響其保存效果。

（三）對環(huán)境因素造成的影響重視不夠

紙質(zhì)檔案的保存環(huán)境對其耐久性有很大影響。溫度與濕度的過高或過低都會造成紙質(zhì)檔案的加速老化，光照易使紙張褪色和變形，灰塵、有害微生物等因素也會影響紙質(zhì)檔案的保存壽命，另外字跡材料穩(wěn)定性差的文書也容易在環(huán)境因素影響下開始褪色或模糊，造成紙質(zhì)檔案內(nèi)容的滅失，一些檔案管理部門在實(shí)際操作中，往往忽視了這一環(huán)節(jié)，導(dǎo)致檔案材料的損壞。

三、提升煙草行業(yè)紙質(zhì)檔案的使用壽命的幾點(diǎn)對策

（一）強(qiáng)化檔案管理意識，加大投入。

單位應(yīng)對維護(hù)檔案管理上的重視力度加大，紙質(zhì)檔案的原始性、真實(shí)性較強(qiáng)，目前仍然具有很高的保存價(jià)值和不可替代性。嚴(yán)格按照檔案法的規(guī)定對其進(jìn)行規(guī)范化管理，統(tǒng)籌規(guī)劃，為檔案長期安全保管提供科學(xué)保障。限制不必要的訪問和處理，或?qū)Σ糠旨堎|(zhì)檔案影印，進(jìn)入電子化查閱，以減少對紙質(zhì)檔案造成的磨損；同時(shí)盡量選擇高質(zhì)量的、耐老化的紙張來打印檔案，以減少紙張隨時(shí)間退化的風(fēng)險(xiǎn)；對檔案進(jìn)行細(xì)致的分類和整理，使其有序、易查，盡量減少因盲目的翻閱而造成的磨損。

（二）提升檔案管理人員業(yè)務(wù)素養(yǎng)，強(qiáng)化培訓(xùn)。

對管理紙質(zhì)檔案的工作人員和使用人員加強(qiáng)培訓(xùn)，提升其紙質(zhì)檔案管理水平和意識，以確保他們能正確處理和保護(hù)檔案，普及較好的紙質(zhì)檔案保管經(jīng)驗(yàn)，不斷學(xué)習(xí)和更新檔案管理的新技術(shù)，鼓勵檔案管理人員求實(shí)創(chuàng)新，積極探索新的管理方法和技術(shù)，建立檔案管理工作人員的交流平臺，分享經(jīng)驗(yàn)、破解難點(diǎn)，共同提升工作能力。

（三）重視環(huán)境對紙質(zhì)檔案的影響，采取有效措施。

各單位應(yīng)制定健全可行的紙質(zhì)檔案保護(hù)制度，具體到各個(gè)細(xì)節(jié)，比如為保持檔案室內(nèi)的空氣清潔，可以使用空氣凈化設(shè)備減少有害氣體和污染物；為避免或減少太陽光的照射，比如安裝防光窗簾，為檔案營造一個(gè)無光的環(huán)境，避免陽光直射，紫外線會加速紙張的老化過程；定期對紙質(zhì)檔案進(jìn)行除塵、除菌工作，保持檔案庫房的清潔衛(wèi)生，在檔案室內(nèi)的墻壁和地面涂上防霉涂料等措施，降低細(xì)菌、霉菌等微生物對紙質(zhì)檔案的損壞等，采取各種有效的措施，保護(hù)好紙質(zhì)檔案材料。

中國煙草四十年來的發(fā)展，紙質(zhì)檔案記載著煙草行業(yè)發(fā)展史上優(yōu)秀的成果，為未來的研究和高質(zhì)量發(fā)展提供著重要的歷史資料和參考。紙質(zhì)檔案的保護(hù)是一項(xiàng)長期而艱難的工作，實(shí)際工作中還會遇到越來越多，越來越棘手的問題。這就需要我們不斷學(xué)習(xí)，不斷提升自己的能力，找到更好的方法保護(hù)紙質(zhì)檔案，盡量使其保持原貌，延長使用年限。