煙草在線專稿　　

　　一、煙用物資管理中內(nèi)部控制執(zhí)行的難點

　　煙用物資指煙草企業(yè)在生產(chǎn)活動中使用的物資，主要將它們分為四類：肥料類、膜類、育苗類、農(nóng)藥類。它們是煙草企業(yè)在生產(chǎn)中必不可少的部分，對煙葉生產(chǎn)質(zhì)量有重要作用。對煙用物資實施規(guī)范化的內(nèi)部控制是企業(yè)經(jīng)營管理的重要內(nèi)容。煙用物資管理作為企業(yè)的重要經(jīng)濟業(yè)務(wù)且涉及到企業(yè)內(nèi)部的眾多部門和人員，容易導(dǎo)致舞弊、低效率和浪費，所以，應(yīng)當制定嚴格的內(nèi)部控制制度，并通過規(guī)范的措施加以防范和控制。

　　煙用物資管理中內(nèi)部控制執(zhí)行的一些薄弱點及難點，主要有以下方面。

　　（一）物資采購品種及數(shù)量的隨意性、庫存物資缺乏流動性，造成物資堆積。

　　在企業(yè)管理中，對倉庫物資的合理采購?fù)且粋€薄弱環(huán)節(jié)，原因是多方面的。這個管理環(huán)節(jié)涉及到煙用物資的采購部門、使用部門、和保管部門，如果各部門間信息溝通不及時、信息不完整，都會直接造成倉庫物資堆積的情況。如使用部門往往以臨時性需要為借口，對物資需求沒有詳細的計劃，這容易造成采購部門也無采購計劃，需用什么采購什么；保管部門因物資品種繁多、管理繁瑣等原因，未能建立物資保管臺帳，對采購部門也未能提供庫存物資的詳細情況。以上情況的存在促使合理采購成為一個難點。在必須保證生產(chǎn)經(jīng)營的前提下，只有保證物資不出現(xiàn)斷檔，就容易出現(xiàn)物資采購的隨意性，從而引起管理上的疏忽，使管理出現(xiàn)脫節(jié)，最終導(dǎo)致庫存物資起不到應(yīng)有的作用，缺乏良好的流動性而出現(xiàn)物品堆積，直至堆積時間過長出現(xiàn)變質(zhì)或過期，造成浪費。

　　（二）煙用物資質(zhì)量與付款環(huán)節(jié)缺乏內(nèi)控措施，出現(xiàn)采購次品，影響生產(chǎn)。

　　煙用物資采購后進行入庫管理，并根據(jù)驗收單及發(fā)票情況進行報銷付款，看似簡單的程序卻缺乏良好的內(nèi)控措施。主要原因在于采購人員、保管人員與財務(wù)人員對采購的煙用物資質(zhì)量狀況等缺乏了解，而對煙用物資好壞能夠作出判斷的使用部門在這個環(huán)節(jié)沒有參與，造成付款前缺乏良好的內(nèi)控措施，使煙用物資采購次品的風險增加，從而增加煙葉生產(chǎn)的風險，對企業(yè)的生產(chǎn)與發(fā)展都將產(chǎn)生不良的影響。

　　（三）沒有建立詳細煙用物資報廢鑒定程序，造成浪費。

　　對煙用物資進行報廢是物資管理中的一個重要的程序，對企業(yè)意味著損失。在實際工作中，因藥水到期、肥料溶化等原因需要報廢，往往事先沒有財務(wù)、監(jiān)查人員的參與，事后走流程了事，對確定需要報廢的煙用物資在報廢前缺少一個專業(yè)的鑒定結(jié)果，不利于企業(yè)的長久發(fā)展。

　　（四）對報廢后的煙用物資缺乏監(jiān)管，造成資產(chǎn)流失。

　　煙用物資報廢以后到處置前，是煙用物資管理的一個薄弱環(huán)節(jié)。一般煙用物資報廢后，會出現(xiàn)隨意堆放，保管不當?shù)那闆r，特別是對無對應(yīng)賬面價值的藥水、肥料等，容易引起管理人員的疏忽，造成無人監(jiān)管、資產(chǎn)流失現(xiàn)象。

　　（五）對可多次使用的育苗類煙用物資缺少更換限制，造成資產(chǎn)浪費。

　　育苗類煙用物資一般單位價值較小，數(shù)量多、人員使用分散，且在使用與保管過程中不予重視，容易造成丟失；同時購買無節(jié)制，缺少監(jiān)管，形成管理混亂的情況，給煙用物資管理帶來一定的難度。同時，因由合作社進行使用、保管，如果沒有一個相應(yīng)的制約機制，不利于使用人員形成良好的使用、保管習慣，容易造成育苗類煙用物資年年買、年年換的現(xiàn)象。

　　二、如何加強物資管理各環(huán)節(jié)的控制

　　為規(guī)范煙用物資采購、供應(yīng)、使用、回收等方面的行為，應(yīng)做到程序規(guī)范、職責明晰，以保證企業(yè)煙用物資安全、完整、合理使用，確保生產(chǎn)正常運行，提高煙用物資的利用率，促進企業(yè)煙用物資工作逐步適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)管理要求。企業(yè)應(yīng)先從制度管理入手，建立《煙用物資管理制度》，對煙用物資各方面的管理作出具體規(guī)定。

　　（一）加強煙用物資采購和供應(yīng)管理，與供應(yīng)商建立信用關(guān)系。

　　首先是建立供應(yīng)商公開招標制度，其目的是降低煙用物資成本，提高煙用物資質(zhì)量。公開招標方式可以合理利用供應(yīng)商之間的競爭關(guān)系，爭取以最低的價格獲得最佳質(zhì)量的煙用物資，從而降低煙用物資的采購成本，加速資金周轉(zhuǎn)，促進企業(yè)盈利。其次是簽訂長期協(xié)議，分批采購物資。對于可信度高、專業(yè)性強的供應(yīng)商，企業(yè)應(yīng)積極合作，并簽訂定點采購的長期合同，據(jù)此要求獲得價低質(zhì)優(yōu)的煙用物資；還可采用分次付款的方式，達到供求雙方共同承擔市場風險的目的，以規(guī)避市場行情變化給企業(yè)帶來的不利影響。此外，企業(yè)在采購煙用物資時還應(yīng)注意遵循分批采購物資的原則，能盡可能地降低庫存，減少資金占用，從而降低企業(yè)煙用物資管理成本。最后，企業(yè)在與供應(yīng)商建立良好合作關(guān)系的前提下，應(yīng)深化雙方合作關(guān)系，使供應(yīng)商能對具有再利用價值的煙用物資或廢舊品進行回收，以達到雙方受益的目的。對企業(yè)而言，這一行為可使其獲得額外收益，在一定程度上補償煙用物資管理支出，達到降低和控制煙用物資管理成本的目的。

　　（二）加強倉庫煙用物資管理，與相關(guān)部門信息互通。

　　倉庫管理應(yīng)根據(jù)銷售計劃、生產(chǎn)采購資金籌措等制定倉儲計劃，合理確定庫存存量的結(jié)構(gòu)和數(shù)量；加強日常管理，嚴格限制未經(jīng)授權(quán)的人員接觸存貨；建立庫存存貨分類管理制度，對企業(yè)全部煙用物資以其重要程度、價值高低、耗用量大小和訂購難度等為標準，劃分出A、B、C類，分別管理。同時，建立健全倉庫定期盤點制度，在對庫存煙用物資管理中，倉庫管理員應(yīng)做好盤點工作，做到賬實相符，尤其是應(yīng)掌握最新的存貨數(shù)據(jù)，為采購煙用物資提供依據(jù)，為煙葉生產(chǎn)做好準備。采購部門對煙用物資的采購數(shù)量及品種在采購前應(yīng)有一個合理的測算，首先應(yīng)考慮倉庫材料的庫存數(shù)量；其次再根據(jù)采購需求，確定實際采購數(shù)量。這就要求煙用物資保管部門與采購部門應(yīng)建立良好的庫存信息共享平臺。最好的管理模式是采用煙葉管理系統(tǒng)中的物資管理模塊，出入庫直接在系統(tǒng)中填制、審批單據(jù)，做到倉庫物資及時更新，同時相關(guān)部門能及時查詢、確認。

　　（三）建立健全驗收制度，把好質(zhì)量關(guān)。

　　對煙用物資在驗收合格后入庫是很重要的一環(huán)，要建立健全驗收制度，由專門人員負責，在物資入庫前進行材料質(zhì)檢分析，檢驗材料的數(shù)量、品種、規(guī)格與采購計劃是否相符，質(zhì)量是否完好；對難以檢驗的材料可由使用部門試用合格后再正式入庫，嚴格杜絕次品入庫，嚴把質(zhì)量關(guān)。只有這樣才能在付款環(huán)節(jié)起到內(nèi)部控制的作用。付款前應(yīng)由使用部門進行試用或鑒定，質(zhì)量無誤后方可付款，以規(guī)避出現(xiàn)次品影響生產(chǎn)的風險。

　　（四）建立領(lǐng)用審批制度，注重審核關(guān)。

　　煙用物資采購到位，驗收合格入庫后，使用部門需憑審批后的出庫單到倉庫領(lǐng)貨，倉庫保管員憑填寫完整的出庫單交貨，如實際交貨數(shù)與領(lǐng)料單不符的，應(yīng)在出庫單填上實領(lǐng)量，以防賬實不符。出庫單是物資出庫所用何處的依據(jù)，倉庫保管員要以審核無誤的出庫單為依據(jù)使用，這樣方能賬實無誤。

　　（五）建立煙用物資報廢審批制度，以鑒定為準。

　　報廢審批是一個很重要的制度，是資產(chǎn)不造成浪費、流失的重要保障，但最忌諱走流程，了任務(wù)。因此企業(yè)應(yīng)成立專業(yè)的技術(shù)鑒定小組，確定具體的煙用物資報廢條件，作為煙用物資去向的依據(jù)。生產(chǎn)部門對達到報廢條件的煙用物資需經(jīng)技術(shù)鑒定小組進行現(xiàn)場鑒定，經(jīng)小組討論后出具詳細的鑒定報告，對未達到報廢條件的資產(chǎn)嚴格禁止報廢，應(yīng)對該部分煙用物資有一個合理的再利用意見，同時寫進鑒定報告。報廢煙用物資最終根據(jù)鑒定結(jié)果進行報廢審批，可最大限度地提高煙用物資的利用率。

　　（六）建立報廢煙用物資保管制度，履行保管職責。

　　經(jīng)批準報廢后的煙用物資，實物保管部門應(yīng)建立報廢臺賬，根據(jù)報廢資產(chǎn)的賬面價值情況進行分類登記，寫明存放地點、數(shù)量，并作為處理的憑據(jù)。同時，加強報廢煙用物資的現(xiàn)場保管，應(yīng)單獨存放，專人管理，貼上標簽，以示區(qū)別。在處置前定期進行盤點、核對，建立完善的保管制度，各部門相互約制，明確職責，嚴格按制度實施，避免失竊行為的發(fā)生。

　　煙用物資是構(gòu)成企業(yè)存貨的重要組成部分，對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營和經(jīng)濟效益有直接的影響。在整個煙用物資管理過程中，建立和完善相應(yīng)的內(nèi)部控制制度有利于提高工作效率，降低物資消耗，減少損失和浪費。同時，可提升管理質(zhì)量，有效控制舞弊行為的發(fā)生，對企業(yè)的發(fā)展有深遠的意義。

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