煙草在線專稿　　辦公室作為企業(yè)的中心樞紐部門，承擔(dān)著上傳下達(dá)、組織協(xié)調(diào)、參謀決策、機(jī)要保密等多重職責(zé)，是連接上下級的橋梁、溝通上下部門的紐帶、協(xié)調(diào)內(nèi)外關(guān)系的關(guān)鍵。隨著行業(yè)改革發(fā)展的不斷深入，精益化管理工作的不斷完善和推進(jìn)，辦公室面臨的工作越來越精細(xì)，工作內(nèi)容越來越豐富，標(biāo)準(zhǔn)要求越來越嚴(yán)格，推動辦公室整體工作水平提高成為了當(dāng)前行業(yè)發(fā)展形勢的必然要求。本文結(jié)合縣局實際，分析了辦公室當(dāng)前存在的主要問題，并淺談幾點改進(jìn)辦公室工作的方法。

　　一、辦公室工作現(xiàn)狀及問題

　　（一）辦公室人員大局意識、整體意識不強(qiáng)。縣局辦公室主要分為財務(wù)人員（報賬員和出納員）、綜合辦人員（辦公室主任、辦事員、系統(tǒng)管理員）。財務(wù)人員由于工作的專業(yè)性和嚴(yán)密性，主要負(fù)責(zé)公司賬務(wù)管理、會計核算、預(yù)決算等工作，剩余的諸如黨風(fēng)廉政、貫標(biāo)、會議培訓(xùn)、接待、宣傳報道、綜治安全、醫(yī)療報銷等工作全部落到了綜合辦人員頭上。財務(wù)人員對本職工作能夠盡心盡責(zé)，但職責(zé)之外的工作分擔(dān)較少，這使得縣局辦公室存在一個令人尷尬的局面：看似一個整體的部門變成了兩個小團(tuán)體。員工大局意識、整體意識不強(qiáng)，造成許多工作開展困難，工作強(qiáng)度大、任務(wù)重導(dǎo)致一些員工工作積極性不高。

　　（二）文件收發(fā)流于形式，文件傳閱效率不高。在文件收發(fā)方面，辦公室只是單純地接收、傳遞文件，并未對文件進(jìn)行認(rèn)真閱讀，了解文件精神，并做好上傳下達(dá)工作。甚至有時候因為事務(wù)繁忙，不閱讀文件直接傳至主要負(fù)責(zé)人，且未對文件傳閱的后續(xù)情況進(jìn)行跟蹤，形成督辦管理制度，導(dǎo)致有時候文件長期留置在一人處，造成工作銜接不暢，貽誤工作。

　　（三）日常工作管理不嚴(yán)，細(xì)節(jié)工作疏于管理。縣局辦公室日常事務(wù)繁雜，各項既定性、臨時性、突發(fā)性工作接踵而至，辦公室人員在事務(wù)性工作中投入的精力較大，對于瑣碎細(xì)小的工作做的不夠到位，常常為了便利性，省去了必要流程，如對印章管理馬虎大意，只是單純地對需蓋章的材料進(jìn)行審核，未及時登記，加強(qiáng)印章使用的后續(xù)監(jiān)管。在領(lǐng)取筆記本、筆、電池等辦公用品方面，隨意性較大，只要一次性不領(lǐng)太多，領(lǐng)完就走，無需簽字，或者事后補(bǔ)簽字。工作輕重緩急判斷不全，造成工作效率低，工作開展流于形式，無法真正落實。

　　（四）績效考核激勵性不大，作用未能真正發(fā)揮。辦公室人員工作壓力大、任務(wù)重、事情雜，但在考核上，只是縱向考核工作開展的成效，未橫向考核工作的多少，并根據(jù)任務(wù)輕重進(jìn)行人性化考核，造成績效考評有失公允。“做多錯多，做少錯少”潛規(guī)則導(dǎo)致部分員工不愿意多做工作，承擔(dān)責(zé)任，員工整體工作責(zé)任心不強(qiáng)，積極性不高，推諉扯皮現(xiàn)象仍有發(fā)生。

　　二、加強(qiáng)辦公室自身建設(shè)的主要對策

　　根據(jù)2014年全國煙草工作會議上提出的全面提升“五個形象”的要求，辦公室建設(shè)工作需要立足更高起點，拓展服務(wù)內(nèi)容，充分釋放指揮、協(xié)調(diào)、服務(wù)等重要功能，不斷提高辦公室履職能力，提升規(guī)范管理形象和干部隊伍形象。

　　（一）學(xué)。要圍繞中心工作，組織辦公室工作人員開展業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，特別是在溝通協(xié)調(diào)、參謀策劃、宣傳報道、自身建設(shè)等方面要花大力氣，進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)指導(dǎo)，提高對應(yīng)崗位工作人員的專業(yè)素養(yǎng)和綜合素質(zhì)；充分運(yùn)用部門周例會、月例會等形式組織學(xué)習(xí)上級文件、規(guī)章制度、崗位職責(zé)，使員工更加了解企業(yè)發(fā)展大局，掌握自身工作職責(zé)；以加強(qiáng)部門團(tuán)結(jié)為出發(fā)點，定期召開交流座談會、交心談心會，積極開展各項團(tuán)體活動，把問題解決在萌芽狀態(tài)，切實提高部門員工全局意識，提高團(tuán)隊凝聚力。

　　（二）精。要積極導(dǎo)入精益理念，學(xué)習(xí)精益管理的內(nèi)涵和本質(zhì)，結(jié)合自身實際制定目標(biāo)，將精益化管理的理念和方法貫穿到辦公室日常管理、內(nèi)外服務(wù)等全過程。要按照質(zhì)量管理體系文件、創(chuàng)優(yōu)工作要求，進(jìn)一步規(guī)范辦公管理，從時間、人員、流程、成本等四個方面入手，盡量縮短辦理時間，精簡工作人員，優(yōu)化辦事流程，控制運(yùn)行成本，切實提升效率和效益；進(jìn)一步規(guī)范公文處理流程，履行簽批制度，嚴(yán)格控制發(fā)文數(shù)量，提高文件運(yùn)轉(zhuǎn)效率，同時完善督辦監(jiān)督制度，定期對公文流轉(zhuǎn)處理情況進(jìn)行跟蹤提醒；進(jìn)一步精要辦事流程，把握各項工作的輕重緩急，在急事、雜事中理出頭緒，做到有條不紊；對會務(wù)接待、辦公物資采購、辦公用品發(fā)放等流程進(jìn)行優(yōu)化精簡，做到管理“精確”、接待“精到”、物品發(fā)放“精準(zhǔn)”。

　　（三）優(yōu)。績效考核優(yōu)劣評判不僅僅在于其能否規(guī)范約束員工行為，更在于其激發(fā)員工活力，創(chuàng)造最大價值的作用。首先要優(yōu)化考核方式，建立完善精益管理評價體系，在原有業(yè)績考核基礎(chǔ)上引入過程化考核，核定、整合各項績效考核指標(biāo)，將主要工作細(xì)化優(yōu)化，制訂具體的工作進(jìn)程和時間安排進(jìn)度表，以時間完成節(jié)點為考核點，以完成情況為考核指標(biāo)，打破過去“突擊加班”、臨時補(bǔ)材料的慣性，不斷調(diào)動員工的工作積極性，提高員工工作效率；其次要優(yōu)化部門考核，創(chuàng)新激勵機(jī)制，既要注重部門整體目標(biāo)考核，又要突出關(guān)鍵崗位個性考核，要將主要工作指標(biāo)層層分解，橫向考核、縱向考核相結(jié)合，以突出“貢獻(xiàn)”、突出“業(yè)績”為出發(fā)點，以“表彰先進(jìn)、豎立標(biāo)桿、激勵全員”為目的，融入人性化考核模式，進(jìn)行定期評估和考核激勵，鼓勵員工積極發(fā)揮個人才能，提升業(yè)績能力和管理水平。

　　（四）全。辦公室工作是全方位、開放型的，既要處理好上下左右、方方面面的關(guān)系，確保事無巨細(xì)、面面俱到，提高綜合管理與協(xié)調(diào)能力，又要把握輕重緩急，處理好主要工作和工作的主要方面，提高應(yīng)急反應(yīng)與處理能力。這就要求，辦公室要加強(qiáng)調(diào)查研究，從建立和完善各項工作流程、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范人手，進(jìn)一步理順關(guān)系，強(qiáng)化職能，形成統(tǒng)一協(xié)調(diào)的工作程序，做到事事有人管，人人有專責(zé)，使每一項工作落到實處；要利用時間　“四象限”管理法處理辦公室中瑣碎而復(fù)雜的工作，將工作精力和時間重點放在做好主要政務(wù)工作上，不斷增強(qiáng)全局觀念，提高工作效率，提高服務(wù)水平。

　　加強(qiáng)辦公室自身建設(shè)是新形勢下全面提升辦公室工作科學(xué)化水平的重要抓手，是全面激發(fā)辦公室人員激情和干勁的重要前提，是精益管理目標(biāo)要求的題中之義，我們要以更加務(wù)實的態(tài)度、更高的標(biāo)準(zhǔn)、更嚴(yán)的要求推進(jìn)辦公室自身建設(shè)，爭取發(fā)揮更大作為、創(chuàng)造最大價值、提供最優(yōu)服務(wù)。