煙草在線專稿　　

　　淺談如何做好煙草商業企業檔案管理工作（上）

　　三、做好煙草商業企業檔案管理工作必須具備的條件

　　（一）組織管理方面

　　1、健全組織機構。領導要高度重視檔案工作，成立并及時調整檔案管理領導小組和檔案鑒定小組。明確一名領導分管檔案工作，配備專、兼職檔案工作人員，健全由全單位各科室兼職檔案員組成的檔案管理網絡；同時保證資金的投入，落實檔案業務工作所需經費。

　　2、落實工作責任。要制定單位檔案工作目標考核辦法，將各部門的檔案工作列入目標考核資料，并要求各部門嚴格執行，認真落實。

　　3、完善管理規章。要建立健全檔案管理制度，制定并落實《文書檔案綜合管理辦法》、《檔案管理人員崗位職責制》、《檔案管理制度》、《保密制度》等一系列檔案管理制度，落實專人管理，明確職責，在文件的收集、整理、立卷、歸檔等重要環節實現制度化、規范化，做到收集齊全、分類合理、組卷科學、歸檔及時。檔案構成分永久、長期、短期三種。

　　4、組織專人歸檔。要安排專人對電子文件進行歸檔管理，使單位檔案管理逐步走向電子化。同時，特別重要的資料要復印紙質保存，達到雙保險。

　　（二）檔案硬件業務建設工作方面

　　1、要有適宜保管檔案的專用庫房。能容納20余年檔案資料，檔案專用庫房門窗堅固、位置適當，不潮濕、不漏雨，備有溫度計、干粉滅火器、空調、電腦等設備保護檔案，以確保檔案資料無安全隱患。

　　2、要有數量充足、質量較好的檔案專用柜架。檔案裝訂嚴格按照國家標準要求裝訂。

　　3、要歸檔文件嚴格按照檔案立卷歸檔制度整理歸檔。貼合有關規范要求。

　　4、要將文書檔案、會計檔案、聲像檔案、基建（災后重建、重點建設項目）檔案、實物檔案、電子檔案分門別類整理歸檔。并且歸檔文件資料齊全，貼合規范要求。

　　5、要根據單位實際狀況，建立檔案借閱和利用登記制度。完善《借閱檔案文件登記薄》，做到查閱登記、退檔注銷等手續齊備，檔案管理利用率得到明顯提高。

　　6、要嚴格按照上級業務主管部門的要求在規定的時間內報送紙質文件目錄及電子文檔目錄。

　　四、針對煙草商業企業檔案管理存在的問題的對策及思路

　　第一，加強檔案專兼職人員的業務培訓，建立一支具有專業素質的檔案人員隊伍。企業檔案工作要想在企業中擁有地位，必須緊緊圍繞為企業中心工作進行服務，那么提供服務的主要一環就是要具備高素質的檔案管理人員，提高檔案人員業務素質和管理水平。

　　第二，進一步完善企業檔案管理的規范化標準，制定出適應當前企業發展現狀的檔案管理標準、歸檔范圍和保管期限表，使企業檔案管理工作有據可依，逐步實現規范化管理。

　　第三，建立與企業發展相適應的檔案工作管理模式。企業檔案中有大量商業秘密，作為儲備技術、發展企業文化、保護知識產權的重要資源，企業對它的獨立支配權是不言而喻的，企業檔案工作因此在自主確立和完善自己的統一管理模式中有了更為廣闊的活動空間，從而能夠發展好與自身相適應的檔案管理工作。

　　第四，加強對企業的檔案法制教育和宣傳，提高依法治檔意識。國家有關企業檔案管理的法規規定：原則上不強迫企業檔案管理進行達標升級，不采取行政法制手段，但必須達到一定的規范化管理水平。針對此點，必須在檔案法制教育和宣傳上下大力度加強，使企業各級領導和干部群眾了解檔案法規，重視檔案工作，提高企業依法治檔的意識，自覺將企業檔案工作納入法制化軌道。

　　第五，加大檔案工作性質和作用的宣傳，提高檔案人員主動提供服務的意識。就企業而言，檔案的作用十分廣泛，除日常管理中要利用檔案外，在市場競爭、經營管理上也離不開檔案。所以在企業中檔案的內容也不僅僅局限于文件、會議、日常管理等材料上，市場信息、商業情報從某一方面來講作用更大于其他檔案材料。因此，為了充分發揮企業檔案的作用，應把企業檔案室建設成為集檔案、圖書、市場信息、情報等為一體的檔案資料庫，而檔案人員也應了解并認識自己所在企業的發展情況，主動地為企業發展和領導決策提供服務，從而建立自己檔案信息中樞的重要位置。

　　第六，呼吁檔案行政管理部門充分履行行政職權，主動為企業提供業務指導等方面的服務。許多企業有要求檔案行政部門加強培訓和指導的愿望，作為檔案行政管理部門應主動出擊與各企業取得聯系，了解情況、掌握現狀，主動及時地為企業檔案管理工作提供必要的指導，對企業檔案管理工作真正起到約束、監督和指導的作用，根據有關法律法規對企業進行宏觀管理。

　　結語：各級煙草商業企業領導和員工只要上下齊心，通力合作，就一定能把企業檔案管理工作做好做實，為煙草商業企業提供最原始、最可靠、最權威的第一手資料，促進煙草商業企業更好更快發展。